Le meilleur moyen de se prémunir contre les réclamations concernant les droits de la personne est de se tenir au fait des responsabilités et des protections prévues dans le Code. Les organisations ont tout intérêt à élaborer une politique et des lignes directrices sur les besoins d’adaptation des personnes handicapées, ainsi qu’à évaluer leurs mesures en matière d’accessibilité.
6.1 Politique organisationnelle
Il incombe aux entreprises de traiter avec efficacité, rapidité et équité toute plainte pour harcèlement ou discrimination. Celles qui n’interviennent pas pour mettre fin aux cas de discrimination ou de harcèlement, ou leur personnel responsable, peuvent être tenues responsables devant une cour ou un tribunal.
Le fait de ne pas donner suite à des cas de harcèlement ou de discrimination ou de ne pas répondre à un besoin d’adaptation entraîne des coûts importants, qui se traduiront par une absence de motivation, un niveau élevé de stress, une atteinte à la réputation professionnelle ou l’augmentation de l’absentéisme.
L’élaboration à l’interne de politiques antidiscrimination et de lignes directrices connexes pour traiter les plaintes dans le contexte d’un programme plus vaste visant à créer un environnement sans harcèlement et sans discrimination offre de nombreux avantages. Une intervention rapide lorsque de tels cas se posent permet d’épargner du temps et de l’argent. De fait, en informant son personnel des règles en vigueur pour qu’il reconnaisse les comportements inacceptables, une entreprise pourra éviter les longues heures stressantes à justifier sa position en cour ou devant des tribunaux spécialisés. Aussi peut-on considérer comme rentables les politiques et les programmes visant à protéger les droits de la personne et à aider une entreprise à respecter son devoir à cet égard avec efficacité.
Les éléments suivants devraient figurer dans toute stratégie complète que se fixe une entreprise pour régler les questions de droits de la personne en milieu de travail :
- une politique contre le harcèlement ou la discrimination;
- une politique d’adaptation aux besoins des personnes handicapées;
- un processus de traitement des plaintes;
- des programmes de formation permanente.
Ces éléments devraient être élaborés en collaboration avec le syndicat ou d’autres partenaires du milieu de travail ou de l’entreprise.
Une politique d’adaptation aux besoins des personnes handicapées devrait :
- décrire les droits et les responsabilités en la matière;
- prévoir une analyse des obstacles et des mesures de prévention;
- favoriser la préparation et la recherche de plans d’adaptation;
- permettre le suivi et la surveillance de la mise en œuvre de ces plans.
6.2 Examen des mesures d’accessibilité
Les entreprises devraient envisager d’élaborer des plans d’examen de leurs mesures d’accessibilité, d’évaluer la situation et de mettre en œuvre les changements nécessaires pour rendre leurs installations, leurs méthodes et leurs services accessibles à leurs employés, leurs membres, leurs locataires ou leurs clients handicapés.
Lorsqu’elles examinent leurs mesures d’accessibilité pour les personnes handicapées, les entreprises pourront évaluer leur situation et reconnaître les aspects où il y a matière à amélioration.
Tout plan d’examen des mesures d’accessibilité devrait :
- énoncer le but du plan et en exposer les motifs, le contexte et l’orientation fixée;
- rappeler les obligations d’une entreprise en vertu du Code pour assurer l’accessibilité des employés et des clients handicapés;
- cerner les ressources internes et externes qui pourraient orienter le déroulement de l’examen;
- résumer les initiatives en cours au sein de l’entreprise et à l’extérieur de celle-ci;
- cerner des moyens favorisant la prestation de services de qualité;
- préciser l’étendue de l’examen et déterminer les obstacles possibles touchant les méthodes et les pratiques en cours, les installations, les services et les communications;
- fixer les délais et définir les responsabilités de chacun dans la mise en œuvre de l’examen des mesures d’accessibilité de l’organisation;
- présenter un plan de communication propre à l’examen des mesures d’accessibilité afin que la haute direction, le personnel, les membres et les clients soient au courant de l’initiative et de son but, et les appuient.
Les résultats de l’examen des mesures d’accessibilité devraient faire l’objet d’un résumé des conclusions et recommandations qui sera remis à la haute direction.Celle-ci devrait faire connaître les résultats à toute partie concernée et élaborer un plan d’élimination des obstacles.
En élaborant un plan visant à examiner ses mesures d’accessibilité et un autre ayant pour but d’éliminer les obstacles, une entreprise se dote de moyens efficaces pour combler les besoins des personnes handicapées. La préparation et l’utilisation d’une politique d’adaptation aideront l’entreprise à respecter ses devoirs pour satisfaire les besoins particuliers de ses employés et de ses clients handicapés conformément au Code. Une telle politique a l’avantage de préciser auprès des employés handicapés ou nécessitant une adaptation ainsi qu’aux gestionnaires responsables quelles sont les mesures en place au sein de l’entreprise pour aider efficacement les personnes handicapées.