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Directives concernant la collecte de données sur les motifs énumérés en vertu du Code

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Collecter des données en conformité avec le Code[1]

Récolter des données au sujet de caractéristiques fondées sur des motifs protégés par le Code et des motifs qui ne sont pas protégés par le Code risque de susciter la crainte que les données soient utilisées pour menacer une personne ou un groupe d'une façon discriminatoire, accorder des avantages non mérités à un groupe particulier qui subit de la discrimination depuis longtemps ou identifier ou « faire sortir du placard » des personnes. Pour calmer ces craintes, il est recommandé de suivre les lignes directrices suivantes qui assureront que la collecte des données liées à des motifs protégés ou non par le Code est effectuée d'une façon légitime et acceptable :

Collecter des données dans un but conforme au Code

Un programme de collecte de données devrait clairement énoncer un objectif conforme aux dispositions du Code. Le programme peut s'inscrire dans le cadre de l'obligation de l'organisme de tenir compte de la position déjà défavorisée d'une personne au sein de la société canadienne.

Exemple : Une recherche en sciences sociales démontre que de nombreux nouveaux immigrants au Canada occupent un poste inférieur à leurs compétences à cause des obstacles à la reconnaissance des qualifications étrangères. Une agence d'aide à l'établissement des immigrants compile des données afin d'évaluer les possibilités d'emploi et les obstacles que rencontrent les nouveaux immigrants, dans l'objectif de soutenir et maintenir un solide système de prestation de services qui réponde aux besoins des nouveaux arrivants en Ontario et au Canada.

Informer le public

Quelle que soit la méthode de collecte de données utilisée, il faut expliquer aux personnes au sujet desquelles les données sont collectées et au grand public l'objectif de la collecte des données et leurs utilisations possibles. Il faudrait également leur décrire les méthodes de la collecte, les mesures qui seront prises ou qui ont déjà été prises pour protéger leur vie privée et la confidentialité, les avantages de la collecte des données et les progrès qui seront réalisés par l'atteinte des objectifs énoncés.

Consulter les communautés touchées

Les fournisseurs de services, employeurs, propriétaires et autres organismes responsables devraient consulter les communautés concernées au sujet du besoin de recueillir les données et de la méthodologie à suivre.

Utiliser les moyens les moins intrusifs

La façon dont les données sont recueillies devrait être la moins intrusive possible et respecter la dignité et la vie privée des particuliers.

Les sondages sur l'auto-identification sont couramment utilisés pour identifier des types de personnes, au sein d'un organisme ou dans des groupes desservis par l'organisme. Avec cette méthode, il faut préciser clairement aux personnes sondées que leur participation est volontaire et que la confidentialité sera respectée.

Autre possibilité : recueillir des données par un employé spécialement formé ou un expert externe par la voie de l'observation. Un observateur capable et efficace peut présenter un point de vue objectif sur les caractéristiques et le comportement des sujets de la recherche qu'une personne interne ne releverait pas. Le seul inconvénient de cette méthode est que l'observateur, spécialement formé ou spécialiste, ne soit pas capable de noter avec précisions les différences au sein de certains groupes ou entre certains groupes, surtout lorsqu'une identité n'est pas clairement visible (comme la religion, la maladie mentale ou l'orientation sexuelle). Cet inconvénient risque de limiter l'exactitude des résultats observés.

L'analyse de données de multiples perspectives et l'utilisation des données recueillies de différentes sources, à l'aide de techniques de collecte de données acceptées, peuvent renforcer les conclusions tirées d'une recherche.

Anonymat

Il peut être nécessaire d'assurer l'anonymat (p. ex., en ne demandant aucune information permettant d'identifier la personne, comme le nom) pour répondre aux préoccupations concernant l'atteinte à la vie privée et la confidentialité, en particulier lorsque les résultats collectifs sont si petits qu'un rapport sur ces données risquerait de révéler l'identité d'une personne. Par exemple, dans une petite organisation, il serait raisonnable de supprimer la statistique démontrant qu'un seul employé est atteint d'une maladie mentale. Dans d'autres cas, assurer l'anonymat des participants signifierait qu'une initiative formelle de collecte de données est limitée dans sa capacité à atteindre des objectifs ou qu'elle doit être annulée. Dans tous les cas, cependant, des mesures devraient être prises pour protéger la vie privée et la confidentialité.

Exemple : Dans le cadre du Programme de contrats fédéraux (« PCF »), les employeurs réglementés par la province employant plus de 100 travailleurs qui sont admissibles à des contrats du gouvernement fédéral évalués à 200 000 $ ou plus sont contractuellement tenus de se conformer à la Loi sur l'équité en matière d'emploi (Canada) (la Loi). Les employeurs participant au PCF et les autres employeurs couverts par la Loi doivent collecter des informations en utilisant un questionnaire sur la main-d'œuvre et prévoir une façon quelconque d'identifier les employés afin de déterminer le nombre de femmes, minorités visibles, peuples autochtones et personnes handicapées dans certains groupes de profession précis qui sont sous-représentés et à quel degré[2]. Des codes numériques peuvent être utilisés pour identifier chaque employé. Bien que le sondage ne soit pas anonyme, les employeurs doivent maintenir confidentielles les informations sur le statut du groupe désigné et conserver ces données dans un endroit distinct des autres dossiers des ressources humaines.

Exemple : Au printemps 2008, le Toronto District School Board (TDSB) s'est livré à son premier recensement des parents d'élèves de la maternelle à la 6e année. Les données sur la démographie des élèves et les données sur l'environnement social sont recueillies afin d'aider le conseil scolaire à élaborer des politiques et des stratégies visant à combler l'écart constaté dans le rendement des différents groupes d'élèves, ainsi qu'à établir une base de données qui servira à mesurer les améliorations du rendement pour tous les élèves. Le recensement des parents de 2008 était confidentiel, mais pas anonyme. Des méthodes d'identification uniques ont été utilisées pour lier les données à d'autres sources de données disponibles dans un système central – comme le Système informatique de renseignements sur les élèves du TDSB, l'Office de la qualité et de la responsabilité en éducation (OQRE) et les bulletins scolaires – à des fins de comparaison et de suivi. Afin d'assurer la confidentialité pour les élèves et les parents, les formulaires étaient précodés et portaient un numéro de sondage spécial (différent du numéro d'identification de l'élève). Les parents devaient placer le formulaire dûment rempli dans une enveloppe-réponse scellée avant de le retourner à l'école de leur enfant.

Distinction entre collecte, utilisation et divulgation

La méthode devrait faire une distinction entre la collecte, l'utilisation et la divulgation de l'information. Il devrait y avoir un lien rationnel et objectif entre la nature de l'information recueillie et son utilisation prévue.

Les données devraient être collectées d'une façon qui supprime tout renseignement identificateur, comme le nom, le numéro de permis de conduire ou le numéro d'identification de l'élève.

Les données devraient être entièrement distinctes de tout autre dossier qui contient des renseignements personnels identificateurs, à moins qu'elles ne soient utilisées pour déterminer l'admissibilité d'une personne à un programme spécial.

Les méthodes de collecte des données, le stockage des données, leur accès et leur divulgation doivent être soigneusement contrôlés. Il faut toujours respecter la confidentialité et la dignité des personnes.

Information et vie privée

Outre la conformité aux dispositions du Code, la collecte de données doit respecter la loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.


[1] À des fins de pertinence et d'information, la publication de la CODP intitulée « Directives concernant la collecte de données sur les motifs énumérés en vertu du code » a été révisée et elle figure à la section 5 du document.
[2] Règlements, sur l'équité en matière d'emploi, S.O.R. 196-479, s. 4.