L'Université de Guelph (U de G) comprend sept collèges, dont les programmes couvrent les sciences naturelles et physiques, les sciences sociales et les lettres et sciences humaines. L'U de G, déterminée à atteindre l'équité, compte parmi les quelques universités canadiennes réputées pour leur engagement à optimiser l'apprentissage des étudiants et la recherche innovatrice.
En 1990, l'U de G a effectué un recensement à grande échelle de sa main-d'œuvre et établit une politique et un plan d'équité en matière d'emploi, dans la foulée de travaux commencés en 1987, lorsque l'université s'était formellement engagée à participer au Programme de contrats fédéraux (PCF)[50]. En vertu de ce programme, les employeurs réglementés par le droit provincial qui comptent plus de 100 employés et qui souhaitent obtenir des contrats du gouvernement fédéral d'une valeur de 200 000 $ ou plus, doivent démontrer leur engagement à mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi[51] pour quatre groupes désignés : peuples autochtones, membres de minorités visibles, femmes et personnes handicapées.
Depuis, l'U de G a procédé à un recensement de sa main-d'œuvre à grande échelle en 2000 et pris des mesures en vue de promouvoir l'équité et d'établir une main-d'œuvre représentative. Les objectifs principaux du recensement de la main-d'œuvre de l'U de G étaient les suivants :
Au moment de planifier la meilleure façon de collecter les données en 2000, l'U de G s'est trouvée confrontée à plusieurs défis, notamment :
Avant de lancer le recensement de la main-d'œuvre, il a fallu suivre les étapes suivantes :
La semaine du recensement de l'U de G a eu lieu du 6 au 10 mars 2000. Un cabinet de consultants externe a été engagé pour administrer le recensement, collecter les données à l'extérieur du campus, analyser les données et faire état des résultats généraux.
Le formulaire de recensement en 2000 était sur papier et comprenait quatre questions. Il était demandé à tous les employés qui avaient travaillé à l'Université pendant trois mois ou plus de déclarer volontairement s'ils étaient membres de l'un des quatre groupes désignés ou de plusieurs d'entre eux.
Les consultants et le personnel du bureau des droits de la personne et de l'équité étaient disponibles pour répondre aux questions ou aux commentaires.
En 2000, le raux de retour[54] était de 74 % et le taux de réponse[55] était de 70 % pour les employés permanents à temps plein. Le consultant a analysé et interprété les données et comparé les résultats aux données externes sur la disponibilité du marché du travail (données sur le recensement de Statistique Canada).
Les résultats ont démontré que les membres des quatre groupes désignés étaient tous sous-représentés à divers degrés parmi les employés de l'Université dans au moins l'un des groupes professionnels définis par le gouvernement fédéral aux fins de l'équité en matière d'emploi, dans le campus principal et dans les campus satellites[56].
Après le recensement de 2000, les consultants se sont livrés à un examen des systèmes d'emploi pour aider l'U de G à cerner et renverser les obstacles discriminatoires dans ses politiques, procédures et pratiques. L'analyse de la main-d'œuvre a apporté des éclaircissements, au même titre que les entrevues et les groupes de réflexion menés avec des membres de l'université, y compris les membres des groupes de lesbiennes, gais, bisexuels, transgenres et transsexuels (LGBTT)[57].
L'examen des systèmes d'emploi a révélé un grand nombre de caractéristiques positives de l'environnement de travail de l'U de G, qui étaient conformes à ses objectifs d'équité en matière d'emploi[58]. Cependant, l'examen a aussi mis à jour certaines incohérences, politiques, pratiques et composantes de la culture du lieu de travail qui avaient des répercussions négatives sur les employés, surtout les groupes désireux d'atteindre l'équité[59].
L'analyse et l'examen ont été communiqués au comité, publiés dans les bulletins aux employés et dans les serveurs de liste, annoncés dans les réunions, les journaux de l'université et sur le site Web du bureau des droits de la personne et de l'équité.
L'U de G s'est inspirée des conclusions et des recommandations du comité pour élaborer un plan d'équité en matière d'emploi pour 2003 – 2007. Ce plan prévoyait l'engagement à long terme d'assurer l'équité en matière d'emploi, la communication des objectifs en matière d'équité dans le recrutement dans les secteurs sous-représentés, la mise en place de programmes de mentorat et de sensibilisation adaptés aux besoins, l'élaboration et la dispense d'un programme sur l'équité à l'attention des chefs de service et des superviseurs, ainsi que le maintien de la formation du personnel en matière de droits de la personne et d'équité. Le plan tenait les chefs de service et la haute direction responsables de l'atteinte des objectifs, de la surveillance des progrès et des rapports sur les progrès accomplis.
Les résultats sont stockés dans une base de données, que l'U de G met régulièrement à jour en distribuant des sondages aux nouveaux employés ou aux employés qui souhaitent apporter des modifications aux renseignements qu'ils ont donnés dans des sondages précédents. Les sondages sont tous consultables en ligne. Les données fourniront des renseignements importants pour le prochain plan d'équité en matière d'emploi, qui est en cours d'élaboration.
Les meilleures pratiques et leçons retenues sont les suivantes :
[50] Université de Guelph, “Employment Equity Survey March 6 to 10” (1 March 2000), en ligne : News@Guelph www.uoguelph.ca/atguelph/00-03-01/articles/equity.html.
[51] Ressources humaines et Développement des compétences Canada, Programme de contrats fédéraux, en ligne : www.hrsdc.gc.ca.
[52] Tous les employés à temps plein et temporaires qui travaillent dans le campus principal de l'U de G ont été interrogés, de même que les employés qui ne se trouvent pas à Guelph, p. ex., ceux qui travaillent dans les collèges agricoles de l'Université (campus d'Alfred, de Kemptville et de Ridgetown) et dans les stations de recherche de l'U de G.
[53] Voir la trousse du sondage de l'U de G, sur le site Web de la CODP, pour une liste des représentants qui ont siégé au comité de 2007.
[54] Le taux de retour est défini comme le pourcentage de sondages retournés, soit vides soit remplis.
[55] Le taux de réponse est défini comme le pourcentage des personnes qui ont rempli le sondage.
[56] Université de Guelph, Employment Equity Systems Review Summary Report, (2002), en ligne : www.uoguelph.ca/hre/eep/docs/esrevieweng.pdf [Systems Review Report]. Pour plus de détails au sujet des résultats du recensement de la main-d'oeuvre de 2000, voir le document de l'Université de Guelph, Report of Employment Equity Workforce Analysis (2000), en ligne : www.uoguelph.ca/hre/eep/docs/eewfa_eng.pdf.
[57] Rapport sur l'examen des systèmes, supra note 56.
[58] Par exemple, l'ambiance de l'Université était « généralement positive », la haute direction était profondément déterminée à respecter l'équité en matière d'emploi, et des facteurs d'équité avaient été incorporés aux politiques et procédures d'embauche du corps enseignant afin de rationaliser le processus et de le rendre plus transparent.
[59] Ibid. p. 2.
[60] Pour que l'U de G obtienne le soutien et le taux de participation élevé dont elle avait besoin, le comité savait qu'il fallait établir un processus de nature consultative et transparent pour réussir.