Les politiques de lutte contre le harcèlement et la discrimination doivent clairement établir que le harcèlement et la discrimination ne seront pas tolérés, et prescrire les normes et les attentes quant aux comportements à adopter à cet égard. Elles doivent notamment décrire les types de comportement considérés comme étant discriminatoires ou constituant du harcèlement, et véhiculer le message rappelant que ces cas seront traités avec toute la rigueur qui s’impose. Elles doivent également décrire les rôles et les responsabilités incombant à chacun. Ces politiques en matière de droits de la personne doivent être liées aux autres politiques internes et intégrées au mode de fonctionnement quotidien de l’organisme.

Le harcèlement constitue une forme spécifique de discrimination. En raison des problématiques particulières liées au harcèlement, certains organismes mettent en place des politiques distinctes relatives au harcèlement, d’une part, et relatives à d’autres formes de discrimination, d’autre part.

Par ailleurs, puisque le harcèlement et la discrimination sont fondés sur les divers motifs visés par le Code et se manifestent souvent de manière différente, certains organismes choisissent de mettre en place des politiques particulières en matière de harcèlement ou de discrimination en fonction du type de motif : l’orientation sexuelle, la race ou un motif lié à la race, le sexe, l’identité sexuelle et l’expression de l’identité sexuelle, etc.[14]

Les politiques de lutte contre le harcèlement et la discrimination énoncent des attentes et des normes de conduite, alors que les procédures régissant les plaintes énoncent la manière dont les manquements à ces politiques seront traités. Nombre d’organismes consignent leurs politiques et procédures de lutte contre le harcèlement et la discrimination dans un seul et même document.

En outre, les organismes peuvent élaborer une politique relative aux droits contradictoires pour traiter les cas où les droits de chacun sont susceptibles d’entrer en conflit en milieu de travail. Cette politique peut faire partie des politiques plus générales de lutte contre la discrimination et le harcèlement ou faire l’objet d’un document distinct. Le document de la CODP intitulé Politique sur les droits de la personne contradictoires formule des conseils sur les éléments à inclure dans ce type de politique interne.

Remarque : Le libellé type ci-après porte sur le domaine de l’emploi mais il peut être adapté au contexte du logement ou des services. Les textes ci-après sont uniquement fournis à titre d’exemple. Il n’existe pas une politique ou une procédure qui soit meilleure en soi. Vous devez toujours revoir les politiques et procédures pour vous assurer qu’elles sont conformes à l’état courant du droit et des politiques en matière de droits de la personne et qu’elles sont adaptées à votre organisme.

La politique doit faire état d’un engagement manifeste de l’organisme en faveur de la création et du maintien d’un climat de respect des droits de la personne,
et de la promotion de l’égalité et de l’inclusion.

L’organisme XYZ s’engage à maintenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, au sein duquel chaque individu est traité avec respect et dignité, peut contribuer pleinement et jouit de possibilités égales.

En vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario, chaque personne a le droit de vivre dans un milieu exempt de harcèlement et de discrimination. Le harcèlement et la discrimination ne seront pas tolérés, acceptés ni ignorés au sein de l’organisme XYZ. Si une plainte pour harcèlement ou discrimination est prouvée, des mesures disciplinaires seront imposées, pouvant aller jusqu’au congédiement de la personne fautive.

L’organisme XYZ s’engage à mettre en œuvre une stratégie globale de lutte contre le harcèlement et la discrimination, notamment ;

• par la formation et l’éducation visant à s’assurer que chacun est au courant de ses droits et de ses responsabilités
• par un examen régulier des systèmes internes visant à déceler les obstacles éventuels eu égard aux motifs visés par le Code
• par la mise en place d’une procédure de traitement des plaintes efficace et équitable
• par la promotion de normes de conduite appropriées en tout temps.

La politique doit préciser les objectifs visés, notamment la promotion des droits de la personne au sein de l’organisme et la prévention du harcèlement et de la discrimination, et définir les principes et normes de conduite.

Cette politique poursuit les objectifs suivants :

• Veiller à ce que les membres, les clients et les collaborateurs de l’organisme XYZ soient informés que le harcèlement et la discrimination constituent des pratiques inacceptables et incompatibles avec les normes préconisées par cet organisme, en plus de constituer une contravention à la loi.
• Préciser les types de comportement pouvant être considérés comme offensants et qui sont interdits par la présente politique.

La politique doit préciser les activités concernées et les personnes auxquelles elle s’applique. En matière d’emploi, par exemple, les protections assurées en vertu du Code ont reçu une interprétation large, s’appliquant tant aux personnes occupant un emploi temporaire, occasionnel ou contractuel qu’aux bénévoles. Les employés jouissent d’une protection contre le harcèlement ou la discrimination de la part de collègues de travail, de membres de la direction ou de cadres intermédiaires, et contre les actions de toute personne intervenant en milieu de travail, par exemple les fournisseurs et les clients. Cette protection peut également s’étendre à l’extérieur du lieu de travail ou des heures ouvrables normales, lorsqu’il s’agit d’activités liées à l’emploi. Ainsi, puisque les employés ont le droit de travailler dans un milieu exempt de harcèlement et de discrimination de la part des clients, des fournisseurs ou de quiconque intervient en milieu de travail, vous devez afficher la politique à la vue de tous ou la porter à la connaissance des visiteurs.

Le Code exige également que les organismes veillent à éviter le harcèlement ou la discrimination dans le cadre des services qu’ils offrent. Cela concerne notamment les interactions avec la clientèle, un client potentiel ou un partenaire commercial, comme un fournisseur.

En matière de logement locatif, le droit à un milieu exempt de harcèlement s’applique tant aux locataires qu’aux personnes présentant une demande de location. Le locateur peut notamment être tenu responsable s’il ne prend pas des mesures raisonnables pour s’assurer que les locataires sont à l’abri du harcèlement de la part d’autres locataires ou de personnes se rendant sur les lieux, comme les préposés à l’entretien.

Le droit à un milieu exempt de discrimination et de harcèlement s’étend à tous les employés, y compris les employés à temps plein, à temps partiel, temporaires, à l’essai, occasionnels ou contractuels, ainsi qu’aux bénévoles, étudiants en formation, stagiaires et apprentis.

Il est également inacceptable pour tout membre de l’organisme XYZ de faire preuve de harcèlement ou de discrimination lorsqu’il traite avec les clients ou avec toute personne avec laquelle il a des échanges dans le cadre de ses fonctions, y compris les entrepreneurs et les fournisseurs de services. 

Cette politique s’applique à tous les niveaux de l’organisme et à tous les aspects liés au milieu de travail et à l’emploi, y compris en matière de recrutement, de sélection, de promotion, de mutation, de formation, de rémunération, d’avantages sociaux et de cessation d’emploi. Elle s’applique en outre aux modalités se rapportant au taux de rémunération, aux heures supplémentaires, aux heures de travail, aux congés, au travail de quart, aux mesures disciplinaires et aux évaluations du rendement. 

Cette politique s’applique également aux événements qui ont lieu à l’extérieur des locaux de l’organisme, par exemple durant un voyage d’affaires ou à l’occasion d’une fête organisée par l’organisme.

Le Code des droits de la personne interdit toute discrimination dans cinq domaines de la vie sociale, à savoir l’emploi, le logement, les services, les contrats et l’adhésion à un syndicat ou à une association professionnelle. Cette protection se fonde sur 17 motifs (voir ci-après). Veillez à énoncer dans votre politique les motifs visés par le Code et leur définition, au besoin. Il convient de noter que certains motifs visés par le Code peuvent différer selon le domaine. Par exemple, le motif de l’existence d’un casier judiciaire s’applique uniquement dans le domaine de l’emploi, tandis que le motif de l’état d’assisté social ne s’applique qu’en matière de logement.

Alors que le Code interdit la discrimination fondée sur la grossesse en vertu du motif lié au sexe d’un individu, il pourrait être opportun de préciser dans la politique l’interdiction d’exercer une discrimination ou du harcèlement en raison de la grossesse, car de nombreuses personnes ne sont pas au courant des protections assurées en vertu du Code.

La politique peut également faire état de la possibilité qu’une personne fasse l’objet de discrimination ou de harcèlement du fait de l’intersection d’une multiplicité de motifs discriminatoires (l’intersectionnalité). Par exemple, une personne subissant un harcèlement parce qu’elle est une femme musulmane pourrait déposer une plainte tant pour le motif de harcèlement fondé sur le sexe que pour le motif de harcèlement fondé sur la religion.

Un organisme pourrait aussi étendre la protection contre le harcèlement et la discrimination à d’autres motifs non spécifiquement prévus par le Code. Par exemple, certains organismes interdisent toute forme de harcèlement psychologique, ou encore toute forme de discrimination ou de harcèlement fondé(e) sur les opinions politiques d’un individu.

Cette politique interdit la discrimination ou le harcèlement fondé sur l’un ou l’autre des motifs énumérés ci-après, ou une combinaison de ces motifs, à savoir :

• l’âge
• la croyance (la foi et les pratiques religieuses)
• le sexe (y compris la grossesse et l’allaitement maternel)
• l’orientation sexuelle
• l’identité sexuelle
• l’expression de l’identité sexuelle
• l'état familial (notamment le fait d’être dans une relation parent-enfant)
• l’état matrimonial (notamment le fait d’être une personne mariée, célibataire, veuve, divorcée, séparée ou ayant une relation conjugale sans être mariée, avec une personne de même sexe ou de sexe opposé)
• le handicap (notamment un handicap mental ou physique, un retard du développement ou des difficultés d’apprentissage)
• la race
• l’ascendance
• le lieu d’origine
• l’origine ethnique
• la citoyenneté
• la couleur
• l’existence d’un casier judiciaire (une condamnation relative à une infraction provinciale ou à une infraction à l’égard de laquelle la personne a obtenu un pardon);
• l’association ou l’existence d’un lien avec une personne visée par l’un des motifs précités
• la perception que l’un des motifs précités s’applique.

Définissez les concepts fondamentaux, en fonction de la loi et des politiques en matière de droits de la personne, en les illustrant par des exemples.

Il peut également être utile de définir des concepts connexes, tels que le racisme, l’hétérosexisme, l’âgisme, etc., et de dresser une liste sommaire des manifestations les plus courantes en lien avec les divers motifs visés par le Code. Consultez les politiques pertinentes de la CODP pour en savoir plus.

Il est important de noter que les personnes victimes de harcèlement peuvent ne pas manifester de réaction virulente aux commentaires ou à la conduite en cause. Un tel comportement n’est cependant pas opposable à une plainte de harcèlement : en effet, la personne victime de harcèlement peut ne pas se sentir en mesure d’y objecter, par exemple parce qu’elle se sent vulnérable et craint les conséquences si elle dénonce le harcèlement dont elle fait l’objet.

Les comportements ci-après sont interdits :

Discrimination : s’entend d’une forme de traitement inégal fondé sur un motif visé par le Code, imposant un fardeau additionnel à une personne ou lui niant le droit à des avantages. Le geste posé peut être intentionnel ou non intentionnel. Il peut s’agir d’actes directs de discrimination ou d’une règle, pratique ou procédure qui peut sembler neutre de prime abord mais qui désavantage certains groupes d’individus. La discrimination peut se présenter de manière évidente ou survenir de manière plus subtile. Dans tous les cas, même s’il peut y avoir plusieurs facteurs influant sur une décision ou une action, il s’agit d’un manquement à la présente politique si la discrimination est l’un de ces facteurs.

Harcèlement : s’entend de commentaires ou d’actes dont on sait ou devrait raisonnablement savoir qu’ils sont déplacés. Il peut s’agir de paroles ou de gestes dont on sait ou devrait raisonnablement savoir qu’ils sont offensants, embarrassants, humiliants, dégradants ou déplacés, selon l’un des motifs de discrimination énoncés dans cette politique. Le harcèlement peut se produire en lien avec quelque motif de discrimination que ce soit.

Voici quelques exemples de harcèlement :

• employer des surnoms ou faire des remarques, des farces ou d’autres commentaires désobligeants ayant trait à la race, à l’identité sexuelle, à l’expression de l’identité sexuelle, au sexe, à un handicap, à l’orientation sexuelle, à la croyance, à l’âge ou à quelque autre caractéristique d’une personne visée par un motif du Code
• montrer ou faire circuler des photos, des graffitis ou d’autres documents offensants, sous forme d’imprimé, par courriel ou par un quelconque moyen électronique
• s’en prendre à une personne en particulier en lui adressant des remarques humiliantes ou désobligeantes parce qu’elle appartient à un groupe visé par le Code
• faire des commentaires ridiculisant une personne en raison de certaines caractéristiques, comme son habillement, sa façon de s’exprimer, etc. ayant un lien avec un motif de discrimination énoncé dans cette politique.

​Si la personne visée ne semble pas objecter au harcèlement dont elle fait l’objet ou semble même s’en accommoder, cela ne signifie pas pour autant que le comportement est acceptable et ne constitue pas une instance de harcèlement.

Harcèlement sexuel et fondé sur le sexe : le harcèlement sexuel constitue une forme de harcèlement pouvant se manifester de diverses façons, par exemple :

• faire des commentaires à connotation sexuelle au sujet des caractéristiques physiques ou des manières d’une personne
• faire preuve de paternalisme en raison du sexe d’une personne alors que cette dernière estime que cela mine son amour-propre ou ses attributions professionnelles
• avoir un contact physique déplacé
• faire des remarques ou des commentaires suggestifs ou offensants au sujet de personnes d’un certain sexe
• proposer d’avoir des relations intimes
• tenir un langage abusif, proférer des menaces ou avoir d’autres comportements semblables à connotation sexuelle
• fixer ou regarder une personne de manière déplacée
• se vanter de ses prouesses sexuelles ou poser des questions au sujet des activités sexuelles d’une personne ou en discuter
• faire des plaisanteries ou tenir des commentaires offensants à connotation sexuelle au sujet d’un employé ou d’un client;
• tenir des propos osés et vulgaires à connotation sexuelle
• montrer des photos, des graffitis ou d’autres documents offensants à connotation sexuelle, sous forme d’imprimé ou par un quelconque moyen électronique
• proposer un rendez-vous galant ou demander des faveurs sexuelles.

​Proposition à caractère sexuel : cette politique interdit toute proposition ou avance à caractère sexuel faite par une personne qui est en position d’accorder ou de refuser un avantage ou un bénéfice à la personne qui en fait l’objet. Cela comprend notamment les cadres supérieurs et intermédiaires, ainsi que tout collègue de travail qui est en position d’accorder ou de refuser un avantage ou un bénéfice à la personne à laquelle est adressée la proposition ou l’avance en cause. Il est également interdit d’user de représailles à l’égard de la personne ayant refusé une telle proposition ou avance.

Atmosphère empoisonnée : une atmosphère empoisonnée est instaurée par des commentaires ou agissements (y compris des commentaires ou des agissements qui sont tolérés ou dont il est permis qu’ils se poursuivent bien que la direction en ait connaissance) qui créent un environnement de travail empreint de discrimination. Les commentaires ou les agissements en question peuvent ne pas être dirigés envers une personne en particulier et peuvent émaner de quiconque, peu importe son poste ou son statut. Un seul commentaire ou acte, s’il est suffisamment grave, peut donner naissance à une telle atmosphère.

Énoncez les rôles et les responsabilités des diverses parties œuvrant au sein de l’organisme.

Il est entendu que toutes les personnes œuvrant au sein de l’organisme XYZ doivent respecter cette politique et s’y conformer, notamment en se gardant de se livrer à quelque forme de harcèlement ou de discrimination que ce soit, et en offrant leur entière collaboration à toute enquête réalisée au sujet d’une plainte pour harcèlement ou discrimination.

Les cadres supérieurs et intermédiaires ont en outre la responsabilité d’agir sans délai au regard d’une observation ou d’une allégation de harcèlement ou de discrimination. Il incombe également aux cadres supérieurs et intermédiaires de favoriser et de maintenir un milieu de travail exempt de harcèlement et de discrimination au sein de l’organisme, et de traiter sans délai les situations pouvant dégénérer en des problématiques plus graves.

L’objectif d’une procédure de règlement des plaintes est de s’assurer que toute problématique mettant en cause les droits de la personne au sein de l’organisme est portée à l’attention de ce dernier et traitée comme il se doit. La procédure de règlement des plaintes doit proposer un mécanisme clair, équitable et efficace pour la réception et le traitement des plaintes pour discrimination et harcèlement[15].

La conception et la mise en œuvre d’un mécanisme de règlement des plaintes peuvent avoir une incidence sur la responsabilité de l’organisme lorsque se produisent des cas de harcèlement ou de discrimination.

Il convient à tout le moins de s’assurer que :

• les plaintes sont prises au sérieux
• les plaintes sont traitées sans délai dès qu’elles sont reçues
• les ressources appropriées sont déployées afin de résoudre les plaintes;
• un mécanisme efficace de règlement des plaintes est en place et que son existence a été communiquée dans l’ensemble de l’organisme
• la procédure interne veille à l’instauration et au maintien d’un milieu de travail sain dans lequel le plaignant puisse évoluer
• les décisions et les mesures prises par l’organisme sont communiquées à toutes les parties[16].

Diverses méthodes peuvent être employées afin de réaliser les objectifs précités. Certains organismes adopteront un mécanisme formel de règlement des plaintes, alors que d’autres choisiront une démarche plus simple. Il n’existe
pas de mécanisme de traitement des plaintes qui soit meilleur en soi; chaque organisme devra concevoir un mécanisme adapté à son propre contexte, en tenant compte de divers facteurs dont le mandat de l’organisme, sa taille, les ressources dont il dispose et la culture d’entreprise qui y règne.

Remarque : Le libellé type figurant dans les rubriques ci-après porte sur le domaine de l’emploi mais il peut être adapté au contexte du logement ou des services. Les textes ci-après sont uniquement fournis à titre d’exemple. Il n’existe pas une politique ou une procédure qui soit meilleure en soi. Vous devez toujours revoir les politiques et procédures pour vous assurer qu’elles sont conformes à l’état courant du droit et des politiques en matière de droits de la personne et qu’elles sont adaptées à votre organisme.

Quiconque estime avoir été témoin ou victime d’une situation de discrimination ou de harcèlement, de même que toute personne visée par une plainte pour discrimination ou harcèlement, peut bénéficier de l’accès à des renseignements et à des conseils auprès d’un conseiller spécialisé au sujet des politiques et des procédures en la matière et des questions de harcèlement et de discrimination en général. Idéalement, le conseiller doit être une personne impartiale et spécialiste du domaine du harcèlement et de la discrimination, pouvant expliquer aux parties en cause les options qui s’offrent à elles afin de traiter de la problématique. Le

conseiller doit en principe être une personne autre que celle qui reçoit les plaintes et mène les enquêtes à ce sujet, et ne doit pas prendre fait et cause pour l’organisme ni pour la personne désirant obtenir des conseils à ce propos. Il est important que ce conseiller ne soit pas susceptible de subir des pressions de la part de l’organisme afin de détourner ou de supprimer des plaintes.

Le conseiller doit notamment veiller à respecter la stricte confidentialité des renseignements portés à sa connaissance, à moins d’être contraint d’en divulguer la teneur en vertu d’une obligation légale.

La procédure peut expliquer comment choisir un conseiller et préciser que ce conseiller recevra la formation pertinente et un soutien institutionnel.

L’organisme XYZ désignera un conseiller en droits de la personne, impartial et spécialisé dans ce domaine, chargé de fournir des renseignements en matière de droits de la personne et au sujet des politiques et procédures internes en vigueur à quiconque est préoccupé par une situation potentielle de harcèlement ou de discrimination au sein de l’organisme. Le conseiller ne prendra pas fait et cause pour quiconque et ne fournira aucun conseil d’ordre juridique; il respectera en outre la stricte confidentialité des communications qui lui sont adressées, à moins d’être contraint d’en divulguer la teneur en vertu d’une obligation légale.

Il est important de préciser clairement aux employés que l’existence d’une procédure interne de règlement des plaintes n’empêche en rien quiconque de se prévaloir des recours prévus par le Code des droits de la personne. Informez les personnes intéressées des délais impartis pour le dépôt d’une requête en vertu du Code[17]. Les employés pourraient également se prévaloir des dispositions prévues par leur convention collective, le cas échéant, ce qui leur procure des voies alternatives afin de résoudre la problématique.

Les dispositions de la présente politique et procédure ne sauraient aucunement affecter le droit d’une personne d’exercer les recours dont elle peut se prévaloir en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario, dans les délais prescrits à cet égard par cette loi.

Certains mécanismes de traitement des plaintes autorisent le dépôt d’une plainte par quiconque estime avoir été témoin d’une situation de discrimination ou de harcèlement, alors que d’autres restreignent ce droit à la personne qui estime en être victime.

En outre, les modalités de traitement des plaintes peuvent proposer des mécanismes formels ou informels. Un mécanisme informel vise à résoudre les problématiques en matière de droits de la personne sans mettre en branle un processus d’enquête ou d’évaluation du bien-fondé des allégations (en mettant plutôt l’accent sur la facilitation des communications entre les parties intéressées, par exemple). Un tel mécanisme informel n’est toutefois pas indiqué dans le cas d’allégations graves ou de discrimination systémique. En cas de recours à un mécanisme informel, il convient de préciser que la plainte sera prise au sérieux et traitée par les personnes responsables de ces dossiers.

La procédure doit préciser le formulaire à utiliser et la marche à suivre pour déposer une plainte. L’organisme a toutefois le devoir de traiter la plainte, peu importe qu’elle ait été présentée suivant les modalités prescrites.

En présence d’enjeux de pouvoir, si la personne désirant porter plainte craint des représailles ou si la sécurité devient un enjeu suivant les circonstances de l’affaire, n’obligez pas la personne souhaitant porter plainte à s’adresser en premier lieu à la personne visée par sa plainte avant d’entreprendre le processus de dépôt de la plainte.

Dans certains cas, vous devrez peut-être prendre des mesures temporaires avant de procéder à l’enquête ou d’entreprendre le processus de règlement de la plainte, afin que l’auteur de la plainte puisse évoluer dans un climat de travail sain. Par exemple, il pourrait y avoir lieu de restreindre les contacts entre la personne visée par la plainte et son auteur. Veillez toutefois à ce que les mesures prises à cet égard n’aient pas pour effet de pénaliser l’auteur de la plainte du simple fait qu’il ait déposé une plainte. Il convient par ailleurs d’accorder une importance primordiale à toute préoccupation quant à la sécurité de l’auteur de la plainte.

Il est souhaitable que l’auteur d’une plainte puisse expliquer à la personne qui exerce du harcèlement ou une discrimination à son égard que son comportement est déplacé, mais il n’est pas obligé de procéder ainsi. En effet, les circonstances diffèrent d’une situation à l’autre. Si l’auteur de la plainte estime que le fait de s’adresser à la personne visée par la plainte ne ferait qu’entraîner une escalade du harcèlement ou de la discrimination dont il est l’objet, ou s’il existe un risque pour sa sécurité, l’auteur n’est alors pas tenu d’interagir directement avec cette personne. Si la personne s’estimant lésée peut, sans craindre pour sa sécurité, informer la personne visée par sa plainte que son comportement est déplacé, cela peut contribuer à résoudre le problème ou s’avérer utile par la suite si une plainte est déposée. Cependant, cette personne ne doit pas se sentir obligée de le faire si elle juge que cela ne serait pas à propos.

Si la situation ne peut être réglée en s’adressant directement à la personne responsable, une plainte peut alors être déposée soit auprès du supérieur immédiat de l’auteur de la plainte, soit auprès de la direction des Ressources humaines, le choix étant laissé à l’auteur de la plainte.

La plainte doit être portée par écrit, dans la mesure du possible, en précisant notamment :

• les faits – description des événements ou de la situation
• le moment des faits – date et heure des événements ou incidents
• le lieu
• les personnes présentes – noms des témoins, s’il y en a.

​La personne recevant la plainte en avisera la personne visée par la plainte (la « personne visée ») et remettra à cette dernière une copie de la plainte écrite.

Au besoin, l’auteur de la plainte ou la personne visée par la plainte recevra un congé avec solde, sera muté dans un autre service de l’organisme ou se verra proposer de relever d’une personne différente. La décision à cet égard est prise au cas par cas, selon le principe voulant que l’auteur de la plainte ne soit pas pénalisé du fait d’avoir déposé une plainte.

Il convient de veiller à ce que les personnes qui déposent une plainte ou qui sont impliquées d’une quelconque manière ne soient pas pénalisées. En effet, toute pénalisation ou punition d’une telle personne constituerait ce que l’on appelle des « représailles ». Le Code interdit les représailles contre :

1. les personnes qui portent plainte
2. les témoins
3. les conseillers ou conseillères
4. les personnes qui représentent les plaignants et les plaignantes, ainsi que les témoins
5. les personnes qui enquêtent sur une plainte
6. la direction ou les responsables de la prise de décisions.

Toute personne estimant avoir été victime de représailles doit avoir le droit de déposer une plainte à cet effet en vertu de la procédure interne.

Toute personne a le droit de se prévaloir de son droit à un milieu de travail sans harcèlement ni discrimination et de le faire appliquer. Personne ne doit subir un traitement défavorable du fait d’avoir déposé une plainte, fourni des renseignements se rapportant à une plainte ou aidé à la résolution d’une plainte. Constitue un manquement à cette politique de l’organisme XYZ le fait d’imposer des mesures disciplinaires ou de punir une personne du fait qu’elle a déposé une plainte, fourni des renseignements se rapportant à une plainte ou participé par ailleurs au processus de règlement d’une plainte. Les représailles peuvent faire l’objet d’une plainte en vertu de la présente procédure et quiconque participe à de telles représailles est passible de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’à son congédiement.

Lors de l’élaboration des procédures de règlement des plaintes, il est conseillé d’intégrer un volet de règlement extrajudiciaire des différends (RED) dans le cadre des « pratiques exemplaires ».

Le RED peut constituer un moyen de résoudre un différend à toute étape du processus de règlement d’une plainte[18].

Le RED est généralement une procédure informelle assez simple, mettant en jeu un comité d’examen par les pairs ou par d’autres employés formés en interne. Cependant, le caractère délicat des plaintes en droits de la personne, tant du point de vue de l’employeur ou de l’organisme que de l’employé, joint à la nécessité d’en respecter strictement le caractère confidentiel, suggère qu’un type plus formel de RED pourrait davantage convenir dans ces situations.

Le médiateur est un tiers neutre qui agit comme facilitateur pour aider les parties
à s’entendre sur un règlement négocié. Le RED peut prendre la forme d’une médiation interne ou externe, selon que l’organisme dispose ou non des ressources internes possédant les compétences, l’expertise et l’impartialité requises aux fins d’une telle médiation.

Il est généralement indiqué de maintenir une distinction nette entre le processus de médiation et le processus d’enquête. Cela favorisera un dialogue franc et fructueux entre les parties en vue de la conclusion d’un règlement.

Il est important de reconnaître que le RED n’est pas approprié dans tous les cas – par exemple, dans des situations où il existe entre les parties des écarts importants de pouvoir. La CODP recommande que le RED soit offert en option facultative.

Lorsqu’elle le juge à propos, la personne recevant la plainte offrira aux parties la possibilité d’entreprendre un processus de médiation. Cette solution ne revêt cependant aucun caractère obligatoire. La médiation est confiée à un tiers spécialisé et impartial. Elle peut être entreprise à toute étape du processus de règlement d’une plainte.

L’organisme doit prendre les mesures qui s’imposent pour enquêter au sujet des circonstances se rapportant à la plainte. La personne choisie pour mener cette enquête doit être indépendante et objective. Autant que faire se peut, l’enquêteur ne doit pas occuper une fonction de supervision immédiate de l’une ou l’autre des parties à l’enquête, mais devrait relever d’une personne disposant du pouvoir de rendre des décisions et de veiller à leur application.

L’enquête peut être menée par un membre de l’organisme ou par une personne extérieure. Il faut toutefois se garder de la confier à une personne qui pourrait être perçue comme ayant un parti pris. Par exemple, il est peu probable qu’un avocat souvent appelé à représenter la direction lors de différends en matière de relations de travail soit perçu comme étant impartial et objectif par les employés non cadres. Pareillement, un cadre du service des Ressources humaines intervenant généralement dans des dossiers de mesures disciplinaires et de congédiement pourrait ne pas être perçu comme étant impartial ou indépendant. Il faut également éviter de confier l’enquête à une personne pouvant exercer une influence sur l’avancement professionnel de l’une ou l’autre des parties impliquées.

Les personnes à qui une enquête est confiée doivent avoir des connaissances au sujet :

1. des enjeux et des principes généraux en matière de droits de la personne
2. des exigences prescrites par le Code
3. des politiques et des procédures internes de l’organisme contre la discrimination et le harcèlement
4. des méthodes d’enquête.

Des considérations similaires s’appliquent à l’égard de toute personne susceptible d’exercer un mandat de médiation ou de conciliation d’une plainte.

Lorsqu’une médiation n’est pas indiquée ou s’est avérée infructueuse, la personne recevant la plainte confiera le dossier à un enquêteur expert en externe.

Les parties en cause dans une procédure interne de règlement d’une plainte doivent avoir le droit de se faire représenter si elles le désirent. Elles peuvent notamment confier ce rôle à leur représentant syndical ou à un collègue de travail.

L’auteur d’une plainte ainsi que la personne visée ont le droit de se faire représenter par la personne de leur choix dans le cadre du processus de règlement de la plainte, y compris par un conseiller juridique, le tout à leurs propres frais.

Toutes les parties à une plainte doivent prendre et conserver des notes relatives aux événements à l’origine de celle-ci. Ces notes devraient préciser :

1. les faits – description des événements ou de la situation;
2. le moment des faits – date et heure des événements ou incidents
3. le lieu
4. les personnes présentes – noms des témoins, s’il y en a.

Conservez également tous les autres documents (lettres, notes, photographies offensantes, etc.) qui pourraient avoir un rapport avec la plainte. Il est important de noter que les allégations de discrimination systémique peuvent nécessiter que l’organisme constitue une importante documentation d’appoint (requérant par exemple la collecte et la consignation au dossier de données démographiques se rapportant à l’organisme).

La documentation se rapportant à l’enquête doit être recueillie et conservée à des fins de consultation ultérieure. Il s’agit notamment des comptes rendus des entrevues avec les témoins et des réunions, des preuves, des rapports d’enquête et des documents ayant trait aux conclusions de l’enquête. Conservez tous ces documents au moins jusqu’à la conclusion des procédures se rapportant au dossier, ou jusqu’à l’expiration des délais de prescription se rapportant aux procédures en matière de droits de la personne.

Il est conseillé à quiconque estime avoir fait l’objet de harcèlement ou de discrimination, ainsi qu’à quiconque a été avisé du dépôt d’une plainte à son endroit, de dresser et de conserver des notes écrites au sujet des événements en cause, ainsi que toute autre documentation pertinente.

Il peut s’avérer très difficile de déposer une plainte pour harcèlement ou discrimination. Le respect de la confidentialité et de la vie privée est important, tant pour la personne qui porte plainte que pour la personne visée par la plainte.

Communiquez uniquement les renseignements au sujet d’une plainte aux personnes qui doivent impérativement en avoir connaissance. Par exemple, la personne visée par la plainte devra être informée des détails de la plainte afin d’être en mesure de se défendre. Les témoins devront avoir accès à certains renseignements au sujet de l’incident auquel ils auraient assisté ou des allégations dont ils ont eu connaissance.

Les enquêteurs, médiateurs, conseillers et tous les autres intervenants au dossier doivent prendre toutes les précautions raisonnables afin de protéger la confidentialité et la vie privée des parties intéressées, et conserver de manière sécuritaire tous les documents se rapportant aux plaintes, notamment les comptes rendus des réunions ou des entrevues et les rapports d’enquête.

Les conseillers, enquêteurs, médiateurs et les personnes recevant une plainte doivent veiller, dans toute la mesure du possible, à protéger la confidentialité et la vie privée des personnes impliquées, dans le cadre des exigences d’équité de l’enquête et du processus de règlement.

Tous les documents se rapportant à une plainte, notamment la plainte écrite, les déclarations des témoins, les notes et les rapports d’enquête, doivent être conservés de manière sécuritaire par le service des Ressources humaines, dans un endroit distinct des dossiers des employés.

L’enquête au sujet d’une plainte doit être menée de manière juste, impartiale et diligente, et porter sur toutes les questions pertinentes au dossier.

L’enquêteur doit obtenir la déposition complète de l’auteur de la plainte et de la ou des personnes présumées avoir exercé du harcèlement ou une discrimination à l’égard de l’auteur de la plainte. Les personnes visées par une plainte doivent avoir l’occasion de répondre à chacune des allégations soulevées par l’auteur de la plainte. L’enquêteur doit également prendre la déposition de tout témoin signalé par l’auteur de la plainte ou par la personne visée, et recueillir tous les documents pertinents. Les témoignages recueillis lors des entrevues avec toutes les parties impliquées doivent être consignés fidèlement.

L’enquêteur dresse un compte rendu des allégations, des dispositions prises au cours de son enquête et de la preuve recueillie. Le rapport d’enquête peut tirer des conclusions au sujet des faits et formuler des recommandations quant à la suite à donner au dossier, ou ces fonctions peuvent être confiées à une autre personne.

En règle générale, l’enquête est entreprise dès que l’enquêteur est affecté au dossier et elle se termine dans les délais fixés (par exemple sous 90 jours).

L’enquêteur est chargé de mener une enquête exhaustive, juste et impartiale des allégations de la plainte. L’enquêteur prend la déposition de l’auteur de la plainte, de la ou des personnes visées par la plainte, ainsi que des témoins pertinents suggérés par l’auteur de la plainte ou par la ou les personnes visées. Il recueille en outre tous les documents pertinents se rapportant à la plainte.

Tous les employés de l’organisme sont tenus de collaborer à l’enquête.

L’enquêteur doit, dans la mesure du possible, achever l’enquête dans les 90 jours suivant son affectation au dossier.

Une fois l’enquête terminée, l’enquêteur dresse un rapport écrit dans lequel il résume les allégations et les conclusions de l’enquête, et qu’il transmet à la direction des Ressources humaines.

Suivant les conclusions de l’enquête et au regard du droit et des politiques en matière de droits de la personne, une décision est prise quant au bien-fondé de la plainte. Si elle est bien fondée, l’organisme doit prendre les dispositions qui s’imposent pour corriger l’atteinte aux droits de la personne en question et veiller à éviter qu’une telle situation se reproduise.

Les lois en matière de droits de la personne ont un caractère préventif ou correctif, plutôt que punitif. Il doit en être tenu compte dans les suites à donner aux plaintes jugées bien fondées.

Lorsque l’enquête conclut qu’il y a effectivement eu harcèlement ou discrimination, veillez à prendre les mesures qui s’imposent pour vous assurer que l’auteur de la plainte est « remis dans sa position antérieure » et pour remédier aux conséquences de la discrimination.

Les personnes qui contreviennent aux politiques de l’organisme en matière
de harcèlement et de discrimination peuvent encourir diverses sanctions, par exemple : excuses formelles, séances d’éducation ou de services-conseils, réprimande, suspension, mutation ou cessation d’emploi, selon la nature et
la gravité du comportement reproché.

Vérifiez en outre si la plainte dénote l’existence d’enjeux plus larges, qu’elle
ait été jugée bien fondée ou non. Par exemple, l’enquête a peut-être relevé un obstacle particulier dans le milieu de travail, la perception d’une discrimination systémique, ou la nécessité de renforcer la formation au sujet d’un enjeu particulier en matière de droits de la personne. Le cas échéant, prenez des dispositions afin de remédier à la situation.

Par ailleurs, il convient de ne pas pénaliser systématiquement les auteurs de plaintes jugées non fondées, car cela pourrait décourager le dépôt de plaintes pourtant bien fondées. Il se peut toutefois qu’en de très rares occasions, il existe des preuves objectives démontrant qu’une plainte a été déposée avec malveillance, avec l’intention délibérée de causer du tort à quelqu’un ou de tromper. Il convient d’imposer des mesures disciplinaires uniquement si la preuve révèle de manière non équivoque qu’une plainte a été déposée avec malveillance.

Suivant les conclusions du rapport d’enquête, la direction des Ressources humaines décidera s’il y a eu ou non manquement à la politique de l’organisme.

En cas de manquement à la politique, la direction des Ressources humaines décidera des sanctions appropriées à l’égard du ou des contrevenants. Parmi les sanctions possibles, signalons :

• des excuses formelles
• des séances de services-conseils
• des séances d’éducation et de formation
• une réprimande écrite ou verbale
• une suspension avec solde
• une suspension sans solde
• une mutation
• la cessation d’emploi.

​En décidant de la sanction appropriée, la direction des Ressources humaines tiendra compte de la nature du manquement, de sa gravité, et du fait qu’il s’agit ou non d’une récidive.

S’il est décidé qu’il y a eu manquement à la politique, la direction des Ressources humaines prendra également les mesures appropriées afin de réparer le tort causé à l’auteur de la plainte en raison du harcèlement ou de la discrimination dont il aura été l’objet, et afin d’éviter qu’une telle situation de harcèlement ou de discrimination se reproduise au sein de l’organisme.

La direction des Ressources humaines assurera le suivi des suites données à la plainte.

L’auteur de la plainte et la ou les personnes visées par la plainte doivent être informés du résultat de l’enquête, notamment de la conclusion à un éventuel manquement à la politique et, le cas échéant, des mesures qui seront prises en conséquence.

Une copie du rapport d’enquête sera transmise à l’auteur de la plainte et à la ou aux personnes visées par la plainte, avec la décision de la direction des Ressources humaines quant aux suites à y donner.

Si l’auteur de la plainte n’est pas satisfait des suites données à sa plainte, il recevra des renseignements au sujet de ses droits et recours en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

A. Description et raison d’être

En vertu du Code, les organismes ont le devoir de prévenir et d’éliminer les obstacles et d’offrir une adaptation dans la mesure où cela n’occasionne pas de préjudice injustifié. Le principe d’adaptation est généralement appliqué dans des situations se rapportant aux motifs de la croyance, de l’état familial, du sexe (y compris la grossesse) et du handicap, ainsi que de l’âge, de l’identité sexuelle et de l’expression de l’identité sexuelle.

Les organismes, notamment leurs dirigeants, cadres supérieurs et cadres intermédiaires, ainsi que les représentants syndicaux des employés, ont l’obligation conjointe de planifier l’inclusion des personnes visées par les motifs du Code, de veiller à l’élimination des obstacles et de mettre en place des mesures d’adaptation. L’absence d’examen exhaustif des divers scénarios possibles d’adaptation et le non-respect de l’obligation d’adaptation constituent une contravention au Code.

Une politique et une procédure claires et efficaces en matière d’adaptation garantiront que les personnes réclamant la mise en place de telles mesures se sentiront à l’aise pour faire part de leurs besoins et que les demandes à ce sujet seront traitées comme il se doit.

L’éducation et la formation sont des éléments fondamentaux de toute stratégie en matière de droits de la personne. Ce sont les pierres d’assise des efforts visant à construire une culture soucieuse des droits de la personne au sein de quelque organisme que ce soit. L’éducation et la formation contribuent à renforcer la compréhension des problématiques et à accroître la sensibilisation aux enjeux touchant les droits de la personne, tout en renforçant le soutien à l’égard des initiatives de l’organisme en la matière. De plus, il va de soi que toutes les personnes œuvrant au sein de l’organisme devraient bien connaître leurs droits et leurs responsabilités en vertu du Code, ainsi que les politiques, les programmes et les procédures de l’organisme visant à prévenir et à traiter les problématiques en matière de droits de la personne.

L’éducation n’est toutefois pas une panacée permettant de juguler toutes les problématiques dans ce domaine. Par exemple, l’éducation ne saurait, à elle seule, éliminer les obstacles systémiques. L’éducation est une stratégie utile lorsqu’on la conjugue à d’autres stratégies proactives visant à prévenir et à éliminer les obstacles à l’égalité des chances de participer à la société, ainsi qu’à des politiques et des procédures efficaces ciblant les problématiques réelles en matière de droits de la personne.

Les organismes doivent faire un suivi continu des enjeux touchant les droits de la personne qui ont une incidence sur leurs activités et éduquer leurs membres en matière de droits de la personne par la prestation diligente de programmes appropriés.

Un programme efficace d’éducation en matière de droits de la personne devrait comporter divers volets, notamment :

• l’étude des politiques et procédures de l’organisme en matière de droits de la personne
• l’étude des principes sous-jacents et des dispositions du Code à cet égard
• l’étude des enjeux généraux touchant les droits de la personne (racisme, discrimination fondée sur la capacité physique, sexisme, homophobie, âgisme, etc.[22]).

La formation doit être ciblée afin de combler les besoins spécifiques des membres de l’organisme[23]. Chacun devra être au courant de ses droits. Une formation plus pointue devra en outre s’adresser aux personnes chargées :

• de respecter l’ensemble des politiques (c’est-à-dire tous les membres de l’organisme)
• de mettre en œuvre les politiques (les cadres supérieurs et les cadres intermédiaires)
• de donner des conseils spécialisés en la matière et de veiller à la conformité (les responsables du service des Ressources humaines, notamment)
• de mettre au point la stratégie en matière de droits de la personne (p. ex., le PDG).

Les organismes doivent s’assurer que ces programmes sont dispensés par un personnel qualifié et formé dans les domaines pertinents.

La formation doit mettre l’accent sur le fait que les politiques et les programmes de l’organisme en matière de droits de la personne sont en harmonie avec les objectifs poursuivis par l’organisme et jouissent du soutien plein et entier de la haute direction.

Par ailleurs, la formation en matière de droits de la personne ne doit pas être une activité ponctuelle. Il convient d’assurer une formation continue de manière à aborder les problématiques émergentes dans ce domaine et d’offrir régulièrement à tout le personnel des stages de rappel. Il faut également vérifier l’efficacité des programmes de formation et veiller à en corriger sans délai les lacunes, le cas échéant.

Une formation générale en matière de droits de la personne est essentielle afin de favoriser l’éclosion d’une culture d’entreprise soucieuse des droits de la personne et venant appuyer les valeurs et les principes sous-tendant les dispositions du Code. Le succès des politiques et procédures en la matière est intimement lié à une connaissance véritable des enjeux en matière de droits de la personne et au soutien en faveur d’une culture soucieuse des droits de la personne.

Au-delà de l’apprentissage des droits et des responsabilités de nature juridique prévus par le Code, il importe de bien comprendre en quoi consistent le harcèlement et la discrimination en vertu des motifs visés par le Code et quelles sont les diverses manifestations de ces comportements. Par exemple, un organisme arrivera difficilement à prévenir et à contrer la discrimination raciale systémique sans avoir expliqué au préalable à ses membres ce qu’est le racisme, comment il prend racine, comment il se manifeste le plus souvent et quels sont les vestiges du racisme au Canada.

Tous les membres d’un organisme devraient connaître les principes sous-tendant les dispositions du Code ainsi que leurs droits et responsabilités de nature juridique en matière de droits de la personne. Les responsables de l’élaboration des stratégies organisationnelles et des politiques et procédures en la matière doivent bénéficier d’une formation spécifique sur les fondements juridiques des droits de la personne et d’une mise à niveau régulière afin d’être au courant des nouveaux enjeux, des nouvelles politiques et des développements juridiques les plus récents dans ce domaine.

Les organismes doivent veiller à ce que leurs membres soient au courant des politiques et des procédures internes en matière de droits de la personne. Chacun doit connaître les normes en vigueur, ses droits et responsabilités en vertu de ces politiques et procédures, ainsi que les mécanismes d’aide et de soutien dont il dispose afin d’obtenir des conseils à ce sujet. Fournissez à chacun un exemplaire de ces politiques et procédures au moment de leur diffusion, en plus d’une formation pertinente. Veillez à les communiquer aux nouveaux employés lorsqu’ils rejoignent votre organisme. Il convient également d’en rappeler la teneur à tous les membres de l’organisme de manière périodique, notamment par le biais de stages de rappel.

Les responsables de la mise en œuvre des politiques et procédures en matière de droits de la personne doivent bénéficier d’une formation spécifique et plus pointue dans ce domaine. Cette formation devrait être offerte en particulier aux cadres supérieurs et intermédiaires de même qu’au personnel affecté à la réception des plaintes et des demandes d’adaptation, ainsi qu’aux enquêteurs, médiateurs et décideurs participant à ces processus.