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4. Préparation des formulaires de demande d’emploi

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a) Grands principes

Dans cette section, on examine certains éléments essentiels des formulaires de demande d’emploi, notamment de certaines parties qui pourraient être préoccupantes sur le plan du respect du Code. L’employeur peut s’inspirer des renseignements présentés ici pour faire en sorte que ses formulaires de demande d’emploi ne soient pas discriminatoires et qu’ils se limitent aux qualités requises et aux exigences qui ont trait à l’emploi et à la décision d’embauche. Si des formulaires comportent des questions non appropriées au regard du Code, il est possible de conclure qu’elles ont pesé dans la décision de ne pas embaucher un candidat.

Le Code prévoit la possibilité d’intégrer exceptionnellement des questions par ailleurs discriminatoires, mais seulement à l’étape de l’entrevue. Pour d’autres renseignements sur les questions admissibles à l’étape de l’entrevue, consulter la section IV-5d – « Conformité au Code des questions demandées en entrevue ».

Le modèle de formulaire présenté à l’Annexe D aide l’employeur à préparer des formulaires adaptés de demande d’emploi qui sont conformes aux dispositions du Code et aux principes abordés dans ces lignes. Bien évidemment, l’employeur peut compléter ou modifier ce modèle pour qu’il satisfasse à ses besoins tout en veillant à ce que la version définitive tienne compte des présentes considérations.

Ne pas demander de renseignements présentant un lien avec les motifs prévus au Code. Le paragraphe 23(2) du Code interdit l’utilisation de tout formulaire de demande d’emploi qui, directement ou non, établit des catégories ou indique des qualités requises fondées sur un motif illicite de discrimination. Les formulaires doivent être exempts de questions directes ou non sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe, l’orientation sexuelle, le dossier criminel, l’âge, l’état matrimonial, l’état familial ou un handicap. En entrevue comme à l’embauche, il est permis, seulement dans certains cas, d’adresser aux candidats des questions en relation avec les motifs prévus au Code. Il en est question à la section IV-5d(i) – « Embauche fondée sur des motifs prévus au Code dans le cadre d’un programme spécial » et à la section IV-5d(ii) – « Embauche fondée sur des motifs prévus au Code lorsqu’une exception relative à l’emploi s’applique ».

Exemple : Sur son formulaire de demande d’emploi, une agence de services sociaux s’enquiert de la date de naissance des candidats. L’agence affirme que ce renseignement lui sert à vérifier les antécédents judiciaires des candidats. Le fait de recueillir sur ce formulaire des renseignements sur l’âge peut donner lieu à des préoccupations relatives à l’âge si un candidat est écarté tôt dans le processus d’embauche. L’employeur pourrait plutôt présenter une offre d’emploi conditionnelle au fait que la personne ne doit pas être sous le coup de condamnations qui n’ont pas bénéficié de réhabilitation. L’employeur peut demander la date de naissance du candidat à cette étape.

Photos : Il peut arriver qu’un employeur demande d’assortir le formulaire de demande d’emploi d’une photo des candidats. La Commission est fermement d’avis que les employeurs ne doivent pas demander de photos d’employés potentiels car elles peuvent livrer des renseignements en relation avec de nombreux motifs prévus au Code comme la race, la couleur, le sexe ou l’âge.

La communication des renseignements sur la race, la couleur de la peau, le sexe ou l’âge peut être nécessaire dans le cadre de programmes spéciaux destinés à contrer des difficultés ou des désavantages éprouvés par des groupes désignés, mais les photos ne constituent pas une source fiable de tels renseignements. Il serait préférable pour les employeurs qui voudraient mettre sur pied un programme spécial afin de diversifier leur main d’œuvre, de demander aux employés de fournir ces renseignements par eux mêmes tout en prévoyant des mesures appropriées de protection lors de l’utilisation de ce type de données.

Permis de conduire : Le permis de conduire contient des renseignements privés sur la personne qui pourraient permettre de classer un candidat de manière fondée sur un motif illicite de discrimination, comme le handicap. Sur le formulaire d’emploi, l’employeur ne doit ni demander copie du permis de conduire ni formuler aucune question portant sur l’admissibilité d’une personne à un permis de conduire. Lorsque la conduite automobile est une exigence essentielle au travail, l’employeur doit demander copie du permis de conduire uniquement après avoir présenté une offre conditionnelle d’emploi au candidat choisi.

Dans la section suivante, il est question d’autres exigences qu’il ne faut pas inclure sur les formulaires de demande d’emploi parce qu’elles peuvent constituer des obstacles discriminatoires.

b) Préoccupations précises

i) Âge :

Les formulaires de demande d’emploi ne doivent comprendre aucune question sur l’âge, sauf pour déterminer si le candidat a au moins 18 ans. L’employeur ne doit pas s’enquérir de la date de naissance, ni demander copie du certificat de naissance ou de tout autre document où l’âge des candidats paraît (baptistère, permis de conduire, etc.)

Lorsqu’il est nécessaire de connaître l’âge ou la date de naissance à cause d’une exigence essentielle à l’emploi ou pour l’adhésion aux régimes d’avantages sociaux ou de retraite, l’employeur doit demander les renseignements nécessaires seulement après avoir formulé une offre d’emploi conditionnelle.

Exemple : Pour un emploi de conducteur, lorsque la conduite automobile est une exigence essentielle à l’emploi, il est permis de demander sur le formulaire si l’employé est titulaire d’un permis de conduire valide. Toutefois, dans ce formulaire il ne faut pas demander copie du permis puisque ce document comprend des renseignements personnels qui permettraient de catégoriser les candidats selon l’âge et peut-être d’amener ceux dont la candidature a été écartée, à se demander si l’âge, par exemple, n’est pas un des facteurs de refus.

ii) Citoyenneté, lieu d’origine ou origine ethnique :

Sur le formulaire de demande d’emploi, l’employeur peut demander « Avez-vous légalement le droit de travailler au Canada? » Aucune autre question sur ces motifs n’est acceptable. À l’étape de la demande d’emploi, les questions concernant ce qui suit, sont également interdites :

  • le statut d’immigrant ayant reçu le droit d’établissement ou de résident permanent, la citoyenneté canadienne par naturalisation ou le statut de réfugié;
  • le lieu de naissance;
  • le numéro d’assurance sociale, qui peut fournir des indications sur le lieu d’origine ou le statut vis-à-vis de l’Immigration (ce numéro ne peut être demandé qu’après une offre d’emploi conditionnelle);
  • la « communauté » à laquelle le candidat appartient;
  • la participation aux activités d’associations culturelles ou ethniques.

Les renseignements demandés à cette étape préliminaire concernant l’instruction ou la formation d’une personne devraient se limiter au niveau d’études complété et au type de diplôme, de certificat professionnel ou de titre de compétence obtenu. Le nom d’un établissement d’enseignement ou le titre exact d’un diplôme, d’un certificat ou de tout autre agrément professionnel pourrait révéler le lieu d’origine d’une personne. Il est donc préférable que l’employeur ne s’en informe qu’après avoir fait une offre d’emploi conditionnelle.

iii) Croyance/religion :

Aucune question sur la croyance ou la foi n’est admissible dans les formulaires de demande d’emploi. À l’étape de la demande d’emploi, il faut éviter de poser des questions touchant à :

  • l’appartenance religieuse et l’église, le temple ou tout autre lieu de culte fréquenté;
  • les fêtes religieuses respectées;
  • les observances religieuses;
  • le consentement à travailler les jours de la semaine qui sont généralement reconnus comme étant des jours de congé à des fins religieuses; à savoir le vendredi après-midi, le samedi ou le dimanche;
  • des recommandations qui révéleraient l’appartenance religieuse, notamment celles d’un chef religieux ou spirituel;
  • des questions relatives au nom des établissements d’enseignement et au titre des diplômes, certificats et autres titres de compétence, car elles pourraient révéler l’appartenance religieuse.

L’employeur qui aurait des motifs raisonnables de vouloir connaître la disponibilité d’un candidat parce que son personnel travaille par équipes de travail, par exemple, serait avisé d’attendre après avoir présenté une offre d’emploi conditionnelle à un candidat avant de se renseigner sur d’éventuels besoins découlant de sa religion et la façon d’adapter l’emploi pour en tenir compte.

iv) Handicap :

Sinon en ce qui regarde les demandes d’adaptation, à l’étape de l’examen des demandes d’emploi, les questions relatives à l’existence d’un handicap sont interdites, en particulier celles :

  • l’état de santé général et les antécédents médicaux;
  • les maladies;
  • les troubles psychiatriques ou maladies mentales;
  • les limites physiques ou intellectuelles;
  • les handicaps du développement, déficiences intellectuelles ou difficultés d’apprentissage;
  • les lésions;
  • le nombre de jours de congé de maladie utilisé;
  • la demande ou l’obtention de prestations du régime d’assurance désigné par la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail;
  • la prise de médicaments;
  • l’appartenance à un groupement de personnes atteintes d’une maladie particulière (par exemple les Alcooliques anonymes);
  • la prédisposition à certaines maladies;
  • l’admissibilité à des régimes d’assurance, d’avantages sociaux ou de prestations;
  • la consommation abusive d’alcool ou de drogues ou un traitement s’y rapportant;
  • le permis de conduire;
  • les examens médicaux ou tests de dépistage de la consommation de drogues avant l’embauche;
  • le besoin de mesures d’adaptation.

v) État familial :

Toute question portant sur l’état familial est interdite à l’étape de la demande d’emploi, en particulier toute question visant à établir si la personne :

  • a des enfants ou pourrait en avoir à l’avenir;
  • a des obligations familiales;
  • a des obligations familiales limitant sa disponibilité (notamment pour les heures supplémentaires).

Plutôt que de demander à la personne si ses obligations familiales limitent sa disponibilité, il vaut mieux lui demander, dans la mesure où la nature de l’emploi le justifie, si elle est libre de se déplacer, voire de déménager. L’employeur peut poser cette question uniquement si la disponibilité pour les déplacements est une exigence légitime . Le cas échéant, cette question doit être adressée à tous les candidats. L’employeur ne doit pas présumer qu’une personne s’occupant d’enfants en bas âge ou ayant des responsabilités importantes de soignant n’est pas intéressée par un travail exigeant certains déplacements.

vi) État matrimonial :

Toute question portant sur l’état matrimonial est interdite, en particulier toute question demandant à la personne :

  • si elle est mariée, divorcée, célibataire, séparée ou si elle vit en union de fait;
  • des renseignements sur son conjoint ou sa conjointe (par exemple, est-ce que votre partenaire accepterait de déménager?);
  • dans le cas d’une femme, son nom à la naissance ou son nom de jeune fille;
  • si elle préfère la salutation M., Mme ou Mlle;
  • son lien avec la personne désignée comme bénéficiaire de sa police d’assurance ou la personne à prévenir en cas d’urgence.

Plutôt que de demander à la personne si son conjoint ou sa conjointe accepterait de déménager, il vaut mieux lui demander, dans la mesure où la nature de l’emploi le justifie, si elle est libre de se déplacer, voire de déménager.

vii) Motifs associés à la race :

À l’étape de la demande d’emploi, toute question portant sur des motifs associés à la race d’une personne est interdite. Par conséquent, il est interdit de demander :

  • des précisions sur des caractéristiques physiques, tels que la couleur des yeux ou des cheveux, la taille ou le poids;
  • la remise d’une photo d’identité ou autre;
  • des précisions sur la « communauté » à laquelle appartient la personne.

viii) Existence d’un casier judiciaire :

Il est permis de demander à la personne si elle est sous le coup de condamnations qui n’ont pas bénéficié de réhabilitation. Les questions interdites sont celles qui cherchent à savoir si la personne a déjà :

  • été déclarée coupable de toute infraction (ce qui pourrait être une façon de l’amener à dévoiler une infraction ayant bénéficié de réhabilitation);
  • fait de la prison;
  • été déclarée coupable d’une infraction à une loi provinciale (par ex. le Code de la route);
  • été déclarée coupable d’une infraction ayant bénéficié de réhabilitation.

ix) Sexe et grossesse :

Toute question relative au sexe ou à la grossesse est interdite. À l’étape de la demande d’emploi, les questions interdites sont celles où l’on demande par exemple à la personne :

  • si elle préfère la salutation M., Mme ou Mlle;
  • son nom à la naissance ou son nom de jeune fille;
  • son lien avec la personne désignée comme bénéficiaire de sa police d’assurance ou la personne à prévenir en cas d’urgence;
  • si elle entend avoir une famille;
  • si elle est enceinte, l’a été ou entend l’être.

Plutôt que de demander à la personne si elle a des enfants ou compte en avoir un jour, il vaut mieux lui demander, dans la mesure où la nature de l’emploi le justifie, si elle est libre de se déplacer, voire de déménager.

x) Orientation sexuelle :

Toute question relative à l’orientation sexuelle est interdite, en particulier celles demandant à une personne :

  • si elle préfère la salutation M., Mme ou Mlle;
  • si elle est mariée, divorcée, célibataire ou si elle vit en union de fait;
  • elle participe à la parade de la Fierté gaie;
  • si elle fait partie de groupes communautaires ou de défense de droits;
  • des renseignements sur son conjoint ou son partenaire de même sexe (par exemple, « est-ce que votre partenaire accepterait de déménager? »)

Il vaut mieux lui demander, dans la mesure où la nature de l’emploi le justifie, si elle est libre de se déplacer, voire de déménager.

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