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Annexe E - Université de Guelph

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L'Université de Guelph (U de G) comprend sept collèges, dont les programmes couvrent les sciences naturelles et physiques, les sciences sociales et les lettres et sciences humaines. L'U de G, déterminée à atteindre l'équité, compte parmi les quelques universités canadiennes réputées pour leur engagement à optimiser l'apprentissage des étudiants et la recherche innovatrice.

En 1990, l'U de G a effectué un recensement à grande échelle de sa main-d'œuvre et établit une politique et un plan d'équité en matière d'emploi, dans la foulée de travaux commencés en 1987, lorsque l'université s'était formellement engagée à participer au Programme de contrats fédéraux (PCF)[50]. En vertu de ce programme, les employeurs réglementés par le droit provincial qui comptent plus de 100 employés et qui souhaitent obtenir des contrats du gouvernement fédéral d'une valeur de 200 000 $ ou plus, doivent démontrer leur engagement à mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi[51] pour quatre groupes désignés : peuples autochtones, membres de minorités visibles, femmes et personnes handicapées.

Depuis, l'U de G a procédé à un recensement de sa main-d'œuvre à grande échelle en 2000 et pris des mesures en vue de promouvoir l'équité et d'établir une main-d'œuvre représentative. Les objectifs principaux du recensement de la main-d'œuvre de l'U de G étaient les suivants :

  • Se faire une idée exacte des quatre groupes désignés aux fins de l'équité en matière d'emploi dans la main-d'œuvre de l'U de G;
  • Constater si la main-d'œuvre représentait le marché du travail canadien;
  • Créer un environnement qui attire une main-d'œuvre diverse et encourage les employés actuels et prospectifs à atteindre leur plein potentiel;
  • Adopter et mettre en œuvre des stratégies d'équité en matière d'emploi afin de déterminer les obstacles à l'équité et les éliminer.

Relever les défis

Au moment de planifier la meilleure façon de collecter les données en 2000, l'U de G s'est trouvée confrontée à plusieurs défis, notamment :

  • Obtenir l'appui de l'ensemble de l'organisme, y compris 11 groupes syndicaux et d'employés;
  • Renverser les perceptions négatives au sujet de l'équité en matière d'emploi et des capacités individuelles;
  • Calmer les émotions profondes à l'égard des renseignements demandés, leur utilisation, leur manipulation et leur confidentialité;
  • Répondre à l'exclusion des groupes non désignés et à la crainte des employés que le projet de collecte de données ne concerne que les quatre groupes désignés;
  • Établir un équilibre entre les ressources limitées et le besoin d'atteindre plusieurs milliers d'employés dans le campus et à l'extérieur du campus[52].

Préparatifs pour l’initiative de recensement

Avant de lancer le recensement de la main-d'œuvre, il a fallu suivre les étapes suivantes :

  • Organiser un comité de l'équité en matière d'emploi (le « comité »)[53] qui représentait tous les acteurs principaux et qui serait consulté à toutes les étapes importantes du sondage;
  • Concevoir une vaste stratégie de communication, avec des consultations communautaires, des réunions publiques, des séances d'information, des réunions des groupes d'employés, des affiches, des articles de presse dans le campus, des avis dans les chèques de paie, des annonces radiodiffusées et une ligne téléphonique gratuite;
  • Véhiculer des messages clés pour répondre aux préoccupations des groupes non désignés - les avantages pour tout le monde que représente l'équité en matière d'emploi, l'objectif d'éliminer les obstacles pour que tous les employés soient traités équitablement, l'application des politiques antidiscrimination à tous les groupes faisant face à de la discrimination d'ordre systémique;
  • Créer une trousse du sondage contenant le formulaire du sondage, une enveloppe-réponse, des fiches d'information, les coordonnées de la personne-ressource, une lettre d'accompagnement endossée par le président de l'U de G et les présidents de tous les groupes syndicaux et d'employés;
  • Répondre aux préoccupations concernant la protection de la vie privée en soulignant que personne ne serait identifié, que l'information demeurera confidentielle et distincte des dossiers du personnel, et que les données ne seraient utilisées qu'aux fins d'atteindre l'équité en matière d'emploi.

Administration du recensement de la main-d'œuvre 

La semaine du recensement de l'U de G a eu lieu du 6 au 10 mars 2000. Un cabinet de consultants externe a été engagé pour administrer le recensement, collecter les données à l'extérieur du campus, analyser les données et faire état des résultats généraux.

Le formulaire de recensement en 2000 était sur papier et comprenait quatre questions. Il était demandé à tous les employés qui avaient travaillé à l'Université pendant trois mois ou plus de déclarer volontairement s'ils étaient membres de l'un des quatre groupes désignés ou de plusieurs d'entre eux.

Les consultants et le personnel du bureau des droits de la personne et de l'équité étaient disponibles pour répondre aux questions ou aux commentaires.

Résultats du recensement de la main-d'œuvre 

En 2000, le raux de retour[54] était de 74 % et le taux de réponse[55] était de 70 % pour les employés permanents à temps plein. Le consultant a analysé et interprété les données et comparé les résultats aux données externes sur la disponibilité du marché du travail (données sur le recensement de Statistique Canada).

Les résultats ont démontré que les membres des quatre groupes désignés étaient tous sous-représentés à divers degrés parmi les employés de l'Université dans au moins l'un des groupes professionnels définis par le gouvernement fédéral aux fins de l'équité en matière d'emploi, dans le campus principal et dans les campus satellites[56].

Après le recensement de 2000, les consultants se sont livrés à un examen des systèmes d'emploi pour aider l'U de G à cerner et renverser les obstacles discriminatoires dans ses politiques, procédures et pratiques. L'analyse de la main-d'œuvre a apporté des éclaircissements, au même titre que les entrevues et les groupes de réflexion menés avec des membres de l'université, y compris les membres des groupes de lesbiennes, gais, bisexuels, transgenres et transsexuels (LGBTT)[57].

L'examen des systèmes d'emploi a révélé un grand nombre de caractéristiques positives de l'environnement de travail de l'U de G, qui étaient conformes à ses objectifs d'équité en matière d'emploi[58]. Cependant, l'examen a aussi mis à jour certaines incohérences, politiques, pratiques et composantes de la culture du lieu de travail qui avaient des répercussions négatives sur les employés, surtout les groupes désireux d'atteindre l'équité[59].

Donner suite aux résultats

L'analyse et l'examen ont été communiqués au comité, publiés dans les bulletins aux employés et dans les serveurs de liste, annoncés dans les réunions, les journaux de l'université et sur le site Web du bureau des droits de la personne et de l'équité.

L'U de G s'est inspirée des conclusions et des recommandations du comité pour élaborer un plan d'équité en matière d'emploi pour 2003 – 2007. Ce plan prévoyait l'engagement à long terme d'assurer l'équité en matière d'emploi, la communication des objectifs en matière d'équité dans le recrutement dans les secteurs sous-représentés, la mise en place de programmes de mentorat et de sensibilisation adaptés aux besoins, l'élaboration et la dispense d'un programme sur l'équité à l'attention des chefs de service et des superviseurs, ainsi que le maintien de la formation du personnel en matière de droits de la personne et d'équité. Le plan tenait les chefs de service et la haute direction responsables de l'atteinte des objectifs, de la surveillance des progrès et des rapports sur les progrès accomplis.

Les résultats sont stockés dans une base de données, que l'U de G met régulièrement à jour en distribuant des sondages aux nouveaux employés ou aux employés qui souhaitent apporter des modifications aux renseignements qu'ils ont donnés dans des sondages précédents. Les sondages sont tous consultables en ligne. Les données fourniront des renseignements importants pour le prochain plan d'équité en matière d'emploi, qui est en cours d'élaboration.

Meilleures pratiques et leçons retenues 

Les meilleures pratiques et leçons retenues sont les suivantes :

  • Avant de commencer à collecter des données, il faut répondre à certaines questions importantes, comme l'objet de la collecte des données, le type de données à récolter, les sujets de l'étude, comment, quand, etc.;
  • Obtenir l'appui et les réactions des principaux acteurs de l'organisme et mener des consultations communautaires bien avant le lancement du sondage;
  • Partager le processus avec tous les intervenants et travailler en collaboration afin de rendre le processus transparent;
  • Répondre aux questions des participants sur la protection de la vie privée et la confidentialité;
  • Élaborer un plan qui contient des attentes réalistes et tient compte de la structure de l'organisme, de ses ressources, de sa culture, de ses besoins et de ses circonstances[60] ;
  • Investir dans une stratégie de communication détaillée;
  • Mettre périodiquement à jour les données et faire un suivi;
  • Viser des taux de retour et de réponse élevés pour être en mesure de dresser un tableau de la situation le plus exact possible.

[50] Université de Guelph, “Employment Equity Survey March 6 to 10” (1 March 2000), en ligne : News@Guelph www.uoguelph.ca/atguelph/00-03-01/articles/equity.html.
[51] Ressources humaines et Développement des compétences Canada, Programme de contrats fédéraux, en ligne : www.hrsdc.gc.ca.
[52] Tous les employés à temps plein et temporaires qui travaillent dans le campus principal de l'U de G ont été interrogés, de même que les employés qui ne se trouvent pas à Guelph, p. ex., ceux qui travaillent dans les collèges agricoles de l'Université (campus d'Alfred, de Kemptville et de Ridgetown) et dans les stations de recherche de l'U de G.
[53] Voir la trousse du sondage de l'U de G, sur le site Web de la CODP, pour une liste des représentants qui ont siégé au comité de 2007.
[54] Le taux de retour est défini comme le pourcentage de sondages retournés, soit vides soit remplis.
[55] Le taux de réponse est défini comme le pourcentage des personnes qui ont rempli le sondage.
[56] Université de Guelph, Employment Equity Systems Review Summary Report, (2002), en ligne : www.uoguelph.ca/hre/eep/docs/esrevieweng.pdf [Systems Review Report]. Pour plus de détails au sujet des résultats du recensement de la main-d'oeuvre de 2000, voir le document de l'Université de Guelph, Report of Employment Equity Workforce Analysis (2000), en ligne : www.uoguelph.ca/hre/eep/docs/eewfa_eng.pdf.
[57] Rapport sur l'examen des systèmes, supra note 56.
[58] Par exemple, l'ambiance de l'Université était « généralement positive », la haute direction était profondément déterminée à respecter l'équité en matière d'emploi, et des facteurs d'équité avaient été incorporés aux politiques et procédures d'embauche du corps enseignant afin de rationaliser le processus et de le rendre plus transparent.
[59]Ibid. p. 2.
[60] Pour que l'U de G obtienne le soutien et le taux de participation élevé dont elle avait besoin, le comité savait qu'il fallait établir un processus de nature consultative et transparent pour réussir.

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