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Université de Guelph

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Fondée en 1964, l’Université de Guelph (U de G) compte sept collèges dont les programmes couvrent les sciences naturelles et les sciences physiques, les sciences sociales ainsi que les lettres et les sciences humaines. L’U de G qui tient résolument à l’équité, est classée comme l’une des meilleures universités canadiennes polyvalentes parce qu’elle se consacre à l’amélioration de l’apprentissage des étudiants et à la recherche innovatrice.[1]

En 1990, l’U de G a réalisé un recensement à grande échelle de son effectif et établi une politique et un plan d’équité en matière d’emploi, à la suite du travail entrepris en 1987 quand elle s’est officiellement engagée à participer au Programme de contrats fédéraux (PCF).[2]  Dans le cadre de ce programme, les employeurs régis par le gouvernement provincial qui ont plus de 100 employés et qui veulent obtenir des contrats du gouvernement fédéral d’un montant de 200 000 dollars ou plus doivent faire preuve d’engagement pour mettre en œuvre l’équité en matière d’emploi.[3]

Cela signifie que les employeurs doivent travailler avec les employés pour déceler et éliminer les obstacles systémiques à la sélection, l’embauche, la promotion et la formation de quatre groupes désignés – Autochtones, membres des minorités visibles, femmes et personnes handicapées. Les employeurs doivent aussi prendre des mesures pour accroître la participation de ces groupes à tous les niveaux de l’emploi, par exemple en recueillant des renseignements sur l’effectif interne, ou des données internes sur la représentation à l’aide de questionnaires de déclaration volontaire qui satisfont aux exigences prévues par la Loi sur l’équité en matière d’emploi et par ses Règlements. Depuis, l’U de G a fait un recensement de tout son effectif en 2000, et a pris des mesures pour promouvoir l’équité et parvenir à avoir un effectif représentatif.[4]

Objectifs du recensement de l’effectif

Les objectifs clés du recensement de l’effectif consistaient à aider l’U de G à :

  • se faire une idée exacte de la représentation des quatre groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi au sein de son effectif;
  • voir si son effectif correspondait au marché du travail canadien;
  • créer un milieu de travail qui attire une main-d’œuvre diversifiée, et encourager tous les employés actuels et potentiels à s’épanouir pleinement dans leur travail, sans tenir compte des questions qui sont sans rapport avec la capacité d’accomplir leur tâche;
  • adopter et mettre en œuvre en permanence des stratégies d’équité en matière d’emploi pour repérer et éliminer les obstacles à l’équité.

Défis et planification

Au moment de planifier la meilleure façon de rassembler des données en 2000, l’U de G a affronté plusieurs défis :

  • Obtenir l’appui de toute l’organisation, y compris des 11 groupes syndicaux et d’employés;
  • Contrer les perceptions négatives concernant l’équité en matière d’emploi et les capacités individuelles;
  • Ménager les fortes sensibilités concernant les renseignements demandés, leur utilisation, leur traitement et le respect de leur confidentialité;
  • Indiquer, en réaction à l’exclusion des groupes non désignés et aux inquiétudes des employés, que le projet ne concerne que les quatre groupes désignés;
  • Maintenir un équilibre entre les ressources limitées et la nécessité d’atteindre plusieurs milliers d’employés (à temps plein et temporaires) sur le campus et à l’extérieur du campus,[5] et s’assurer que le plus grand nombre remplit le sondage dans le temps imparti.

Préparatifs pour le recensement de l’effectif

Avant de lancer le recensement de l’effectif, l’U de G, en suivant les conseils tirés des critères et des lignes directrices du Programme de contrats fédéraux, a :

  • organisé un comité de l’équité en matière d’emploi (le comité) qui a été consulté sur toutes les décisions très importantes concernant le sondage, y compris les communications, la mise en page, le contenu et les processus. Le comité était présidé par le directeur du bureau des droits de la personne et de l’équité de l’U de G, et composé de cadres supérieurs des services administratifs et du corps professoral de l’Université, de représentants des groupes syndicaux et d’employés, de la directrice du service des communications et des relations publiques de l’Université, et de membres des anciens comités de l’équité en matière d’emploi à Guelph;
  • confié au comité la tâche de conseiller les consultants externes embauchés pour effectuer les activités de recherche sur l’équité en matière d’emploi sur le campus, tâche qui comprenait le sondage de l’effectif de l’Université en 2000, un examen des systèmes d’emploi pour repérer les obstacles systémiques, et l’élaboration d’un plan d’équité en matière d’emploi;
  • défini une période d’une semaine pour la « semaine du recensement » pendant laquelle la majorité des employés étaient généralement disponibles;
  • conçu une vaste stratégie de communication, avec des consultations dans les collectivités, des assemblées publiques locales, des séances d’information, des réunions de groupes d’employés, une campagne d’affichage, des articles dans la presse du campus, des avis sur les chèques de paie, des communiqués publicitaires à la radio, et une ligne téléphonique sans frais pour répondre aux questions;
  • élaboré des messages clés d’une part pour répondre aux préoccupations des groupes non désignés : sur la façon dont tout le monde tire avantage de l’équité en matière d’emploi, sur l’objectif de repérage et d’élimination des obstacles à l’emploi, au maintien en poste et à la promotion de l’effectif, afin que tous les employés soient traités équitablement, et d’autre part pour indiquer que l’application de mesures antidiscrimination s’appliquera à tous les groupes qui font face à de la discrimination systémique;
  • créé, à l’intention de tous les employés sur le campus et hors campus, des trousses de sondage qui contenaient un formulaire de sondage, une enveloppe réponse, un message du directeur du bureau des droits de la personne et de l’équité, des fiches d’information comme une foire aux questions, les coordonnées de la personne ressource, le code de confidentialité de l’U de G, une lettre d’accompagnement signée par le président de l’U de G et par les présidents de tous les groupes syndicaux et d’employés;
  • répondu aux préoccupations concernant la confidentialité en insistant sur le fait que personne ne sera identifié, que les renseignements recueillis demeureront confidentiels et distincts des dossiers établis du personnel, et que les données recueillies ne serviront qu’à des fins d’équité en matière d’emploi;
  • conçu un sondage volontaire, court et facile à remplir. On pouvait en demander des versions sur support de substitution, avec des options d’avoir le sondage en français et en anglais;
  • créé des NIP spéciaux pour tous les employés afin d’avoir des moyens de les identifier quand ils retournaient le sondage. Après le recensement de 2000, l’Université a offert l’option de remplir le sondage en ligne, en faisant la demande d’un identificateur d’utilisateur, d’un mot de passe et d’un numéro d’identification;
  • maintenu un leadership, un soutien et une collaboration forts parmi les membres du comité pour mener à bien le projet.

Administration du recensement de l’effectif

  • La « semaine du recensement » de l’U de G a eu lieu du 6 au 10 mars 2000.
  • Le formulaire du recensement était offert en version papier et comportait quatre questions. On demandait à tous les employés qui avaient travaillé à l’Université pendant trois mois ou plus de déclarer volontairement s’ils étaient membres d’un ou de plusieurs des quatre groupes désignés.
  • Une firme de consultants externe a administré le recensement, a recueilli et analysé les données à l’extérieur du campus, et présenté un rapport sur l’ensemble des résultats à l’U de G.
  • Le personnel du bureau des droits de la personne et de l’équité ainsi que les consultants étaient disponibles pour répondre aux questions ou aux préoccupations.
  • Depuis, l’U de G a recueilli elle-même les données du sondage, en a fait le suivi et la mise à jour.

Quelques résultats clés

  • En 2000, le taux de retour[6] était de 74 % et le taux de réponse[7] de 70 % pour les employés permanents à temps plein.
  • Les taux actuels de retour et de réponse de l’U de G sont de 80 % ou plus, et d’un petit peu moins dans le cas des employés temporaires.[8]
  • Les consultants externes ont analysé et interprété les données, et comparé les résultats avec les données concernant la disponibilité sur le marché du travail externe (données du recensement de Statistique Canada).[9]  
  • Les résultats clés de l’analyse des données démontraient ce qui suit :
    • Les membres des quatre groupes désignés étaient tous sous-représentés à divers degrés parmi les employés de l’Université dans au moins un des groupes professionnels définis par le gouvernement fédéral aux fins de l’équité en matière d’emploi, tant sur le campus principal que sur les campus satellites.[10]
  • Après le recensement de 2000, les consultants ont effectué un examen des systèmes d’emploi pour aider l’U de G à repérer et à éliminer les barrières discriminatoires dans ses politiques, procédures et pratiques. L’analyse de la main d’œuvre a contribué à alimenter ce processus, comme l’ont fait les entrevues et les groupes de réflexion avec toute une gamme de membres de l’Université, y compris des « lesbiennes, gais, bisexuels, transgenres et transsexuels » (LGBTT).[11]
  • L’examen des systèmes d’emploi a révélé de nombreuses caractéristiques positives du milieu de travail de l’U de G qui servaient les objectifs d’équité en matière d’emploi.[12] Toutefois, l’examen a également trouvé des incohérences, des politiques, des pratiques et certains éléments de la culture du milieu de travail qui avaient une incidence négative sur les employés, en particulier sur les groupes désireux de parvenir à l’équité.[13]

Donner suite aux résultats du recensement de l’effectif

  • Un examen de l’analyse de l’effectif et l’examen des systèmes d’emploi ont été communiqués au comité et diffusés aux employés par l’intermédiaire de leurs représentants au sein du comité. Cette diffusion a été réalisée par des bulletins d’information aux employés, dans les serveurs de liste, lors des réunions, dans les journaux de l’université et sur le site Web du bureau des droits de la personne et de l’équité.
  • L’U de G a utilisé les constatations des consultants et les recommandations du comité pour élaborer un plan d’équité en matière d’emploi pour 2003 2007, qui prévoyait ce qui suit:
    • Engagement continu de la haute direction envers l’équité en matière d’emploi.
    • Déterminer et communiquer les objectifs en matière d’équité pour embaucher dans les secteurs sous-représentés, le cas échéant.
    • Personnaliser des programmes de sensibilisation et de mentorat à l’intention de groupes désignés qui sont sous-représentés, et de groupes qui sont historiquement défavorisés en matière d’emploi.
    • Élaborer et fournir de la formation en équité à l’intention des responsables et des superviseurs. 
    • Continuer d’offrir au personnel des cours de formation sur les droits de la personne et l’équité.
    • Tenir les chefs de service et les cadres supérieurs officiellement responsables de la réalisation des objectifs, de la surveillance des progrès accomplis et de la rédaction de rapports en la matière.
  • Les résultats du recensement de l’effectif sont stockés dans une base de données que l’U de G met régulièrement à jour en fournissant des sondages aux nouveaux employés ou à ceux qui veulent modifier des renseignements qu’ils ont précédemment fournis.
  • Un suivi périodique est effectué auprès des employés qui n’ont pas retourné de formulaire.
  • À l’heure actuelle, la trousse du sondage est entièrement offerte en ligne.
  • On peut trouver le nouveau plan d’équité en matière d’emploi 2008-2012 de l’U de G sur son site Web à l’adresse : www.uoguelph.ca.

Pratiques exemplaires et enseignements tirés

  • Avant de commencer à recueillir des données, élaborer un cadre qui traite de questions très importantes comme l’objet de la collecte des données, quelles seront les données à recueillir, sur qui, comment, quand, etc.
  • Obtenir l’appui et les réactions des principaux éléments constitutifs de l’organisation, et effectuer des consultations dans les collectivités bien avant le lancement du sondage.
  • Partager la responsabilité du processus avec tous les intervenants, et travailler en collaboration pour veiller à ce que le processus soit transparent.
  • Répondre aux préoccupations des participants en matière de protection de la confidentialité et de la vie privée.
  • Élaborer un plan qui contient des attentes réalistes, et qui tient compte de la structure de l’organisation, de ses ressources, de sa technologie, de sa culture, de ses besoins et de sa situation financière.[14]
  • Concevoir un instrument de sondage adéquat, réfléchir à la sorte de donnée qu’il convient de recueillir et à ce que votre organisation est prête à faire des données une fois qu’elle les a recueillies.[15]
  • Investir dans une stratégie de communication bien élaborée.
  • Faire une mise à jour périodique des données et en assurer le suivi.
  • S’efforcer d’obtenir des taux de retour et de réponse élevés pour dépeindre la situation de l’effectif avec la plus grande exactitude, et pour satisfaire aux attentes concernant la mise sur pied d’un programme d’équité en matière d’emploi qui soit une réussite.

[1] Site Web de l’Université de Guelph, en ligne : www.uoguelph.ca/. En 2008, la revue Maclean's a classé l’U de G comme l’une des quatre meilleures universités polyvalentes au Canada (« polyvalente » désigne des établissements qui ont une activité de recherche importante et une vaste gamme de programmes au niveau du premier cycle et du deuxième cycle, y compris les diplômes à finalité professionnelle) : voir Maclean’s, « Comprehensive Rankings » (2008), en ligne : Macleans.ca oncampus.macleans.ca
[2] Université de Guelph, « Employment Equity Survey March 6 to 10 » (1er mars 2000), en ligne : News@Guelph www.uoguelph.ca/atguelph/00-03-01/articles/equity.html.
[3] Ressources humaines et développement des compétences Canada, Programme de contrats fédéraux, en ligne : www.hrsdc.gc.ca [Programme PCF].
[4]Voir Ressources humaines et développement des compétences Canada, Lignes directrices pour la Loi sur l’équité en matière d’emploi et du règlement : Ligne directrice 4 : Cueillette de renseignements sur l’effectif, en ligne : Ressources humaines et développement des compétences Canada www.hrsdc.gc.ca [Lignes directrices].
[5] Tous les employés à temps plein et temporaires qui travaillaient sur le campus principal de l’U de G ont fait l’objet du sondage, ainsi que les employés qui n’étaient pas à Guelph – ceux qui travaillaient dans les collèges agricoles de l’Université (campus d’Alfred, de Kemptville et de Ridgetown) et dans les stations de recherche de l’U de G.
[6] On entend par taux de retour le pourcentage de sondages retournés, vierges ou remplis. 
[7] On entend par taux de réponse le pourcentage de personnes qui ont rempli le sondage.
[8] Le PCF s’attend à un taux de retour d’au moins 80 %.
[9] Après 2000, le bureau de recherche et de planification institutionnelles de l’Université a assumé cette responsabilité.
[10] Université de Guelph, Employment Equity Systems Review Summary Report, (2002) page 2, en ligne : www.uoguelph.ca/hre/eep/docs/esrevieweng.pdf  [Systems Review Report]. Pour en savoir plus sur les résultats du recensement de l’effectif de 2000, voir le document de l’Université de Guelph, Report of Employment Equity Workforce Analysis (2000), en ligne : www.uoguelph.ca/hre/eep/docs/eewfa_eng.pdf [Résultats du recensement de 2000].
[11] L’examen des systèmes d’emploi visait à repérer et à éliminer les obstacles pour les « groupes recherchant l’équité » à l’Université, groupes qui avaient été historiquement défavorisés dans l’emploi. Cet examen portait sur les personnes qui faisaient partie des quatre groupes désignés et des « lesbiennes, gais, bisexuels, transgenres et transsexuels ». Systems Review Report, supra note 10, page 1.
[12] Par exemple, le climat de travail à l’Université était « généralement positif », la haute direction tenait résolument à l’équité en matière d’emploi, et les considérations en la matière avaient été incluses dans les politiques et les procédures d’embauche du corps enseignant, afin de rationaliser le processus et de le rendre plus transparent . Ibid., page 2.
[13] Ibid. page 8.
[14] Pour que l’U de G obtienne le soutien et le taux de participation élevé dont elle avait besoin, le comité était conscient que la culture organisationnelle de l’Université nécessitait, pour réussir, d’instaurer un processus fortement consultatif et très transparent.
[15] L’U de G a décidé de concevoir un court sondage en quatre questions sur l’équité en matière d’emploi qui était conforme aux Lignes directrices et qui fournissait un niveau suffisant de données qu’elle, en qualité d’organisation, était prête à traiter et prête à y donner suite. L’Université a décidé de ne pas poser d’autres questions, par exemple sur l’orientation sexuelle, parce qu’il n’y avait pas de données de comparaison provenant de Statistique Canada à ce moment-là. Le 10 mars 2009, lors d’une entrevue téléphonique avec, Patrick Case, membre de la commission, il a ajouté : « nous ne voulions pas nous engager à recueillir des données et ne pas avoir de réponses sûres et certaines au sujet de ce que nous allions faire avec ces données ». Les Lignes directrices pour la Loi sur l’équité en matière d’emploi et du règlement et les critères du PCF n’exigent pas non plus que les entrepreneurs recueillent de telles données. Voir le Programme PCF, supra note 3, et les Lignes directrices, supra note 4.

 

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